Korábbi cikkünkben már részletesen leírtuk, hogy a KKV-k számára elérhető online projektmenedzsment eszközök közül miért éppen az Asanát választottuk. Az Asanát a cégünkben 2013 óta használjuk, mind UX és webfejlesztési projektek menedzselésére, mind a céget érintő, általános feladatok nyilvántartására és intézésre. Meggyőződésünk, hogy valamilyen online projektmenedzsment-eszközt minden vállalkozásnak kell használnia, hiszen kizárólag e-mailekkel és excel táblázatokkal nem lehet projekteket hatékonyan menedzselni. Az Asanát kiegészítve cégünknél Slacket használunk a munkatársak közötti kommunikációra.
Az Asana egyik legnagyobb erősségének a barátságos és könnyen áttekinthető interfészt találjuk. A funkcionális egységek jól elkülönülnek egymástól, a legfontosabb elemek vizuálisan hangsúlyosak. A dashboard felépítése logikus és könnyen áttekinthető, a bal oldali sidebarban találhatóak az általunk létrehozott projektek, a képernyő középső részén pedig az adott taskhoz (feladathoz) tartozó kommentek olvashatóak.

A kezelőfelület könnyen megtanulható, a vizuális elemek (ikonok, tipográfia stb.) egyértelművé teszik az alapvető funkciók használatát, úgymint új feladat hozzáadása, egy adott feladat hozzárendelése valakihez stb.

A dashboardon belül létrehozhatunk külön projekteket, a projekten belül pedig kisebb tematikus egységeket, ún. szekciókat (pl. egy webfejlesztési projektnél ilyen lehet a Design, Frontend, Backend stb.), ez áttekinthetővé teszi a bonyolultabb struktúrájú és sok feladatot tartalmazó projekteket is.

Nagyon hasznos funkciónak találjuk, hogy külön lehet szűrni a még folyamatban lévő feladatokra és a már elvégzettekre is – ez különösen akkor hasznos, ha egy korábban már elvégzett feladatot érintő információra lenne újból szükségünk.

Fixálni lehet azokat az információkat, amikhez a projektek elvégzése során többször szükségünk van, jellemzően ez webfejlesztési projekteknél a különböző szerverek elérhetősége, login adatok stb. – így ezeket nem kell külön dokumentumban tárolni, bármikor könnyen elérhetőek.

A feladatok kategorizálását és priorizálását tagek segítik (critical, important, needs help stb.) – ezek egyrészt orientálják a felhasználót, másrészt vizuálisan is segítik eldönteni azt, hogy mely feladatok élveznek prioritást.

Egy adott projekt állását vizuálisan is nyomon lehet követni, könnyen lekérdezhető, hogy az összes feladat (task) közül mennyi teljesült már és mennyi van még hátra.

Az Asana különösen hasznos funkciója az ún. Inbox nézet, ahol értesítést kapunk a hozzánk rendelt feladatokról, illetve azokról a feladatokról is, amelyekben érintettek vagyunk.

Ezzel a módszerrel a legegyszerűbb áttekinteni a feladatainkkal kapcsolatos aktuális fejleményeket. Ezekről természetesen kérhetünk e-mailes értesítést is, illetve Slacken keresztül is adhatunk új feladatokat.

A feladatokra nemcsak egyszeri határidőt adhatunk meg, hanem ismétlődőre rakhatjuk, pl. heti riportok elkészítésénél lehet hasznos ez a funkció. Továbbá határidőnek nemcsak egy konkrét napot adhatunk meg, hanem napon belüli határidőt is meghatározhatunk (pl. 13 óra stb.).
Ha egy adott feladaton jelentős számú ember dolgozik együtt, akkor általunk gyakran használt funkció a feladat kapcsán érintett személy megjelölése (taggelése), így könnyen kialakítható egy párbeszéd a feladat megoldásáról. Ugyanakkor a párbeszédben részt vevők számára egyértelmű, hogy az adott megjegyzés kinek szól, így – az e-mailezéssel szemben – nem válik parttalanná a párbeszéd. Ezt a funkciót akkor is gyakran alkalmazzuk, amikor az Asana használatába a munkatársakon kívül az ügyfelet is bevonjuk, így az ügyfél számára is egyértelművé válik, hogy mikor várjuk az ő együttműködését, kommentjét.
Az Asana legfrissebb fejlesztésében lehetővé tette, hogy a projektelemek listaszerű felsorolása helyett a kártyás (board) nézetet használjuk, ami más projektmenedzsment eszközöknél (pl. Trello) már korábban is elérhető volt. Ennek a nézetnek hatalmas előnye a könnyebb vizuális áttekinthetőség és navigáció.