Miért érdemes UX ügynökséggel dolgozni?

Vannak olyan társaságok, amelyek kezdettől fogva együtt dolgoznak egy UX ügynökséggel. Mások csak később fordulnak hozzájuk, és vannak olyanok is, amelyek egyáltalán nem próbálják ki ezt a lehetőséget. Amint azt a szabadúszókkal és házon belüli csapatokkal való együttműködésről szóló korábbi cikkeinkben leírtuk, a UX területén nincs egyetlen, mindenki számára üdvözítő megoldás. Az ügynökségek akkor lehetnek megfelelők számodra, ha UX munkaterhelésed kiszámíthatatlan, vagy ha olyan megoldáson dolgozol, amelyhez valóban a legjobb emberek kellenek. Ebben a cikkben azt vizsgáljuk, milyen előnyei és hátrányai vannak annak, ha UX ügynökséget veszel igénybe sztárterméked tervezéséhez.

A UX ügynökségekkel való együttműködés előnyei

Megbízhatóak

Az ügynökségek nem tűnnek el. Ha egy év múlva szükséged van valakire, aki folytatja a munkát, továbbra is megtalálod őket, mert nem mentek el utazgatni. Könnyebb tőlük javításokat kérni a korábbi projektekhez, mivel bíznak abban, hogy ez újabb projekteket hoz majd számukra.

Van keretrendszerük

A keretrendszerek, sablonok és belső design system-ek felgyorsítják a tervezés folyamatát, miközben fenntartják a belső minőségi szabványokat és a következetességet. Az említett termékek segítségével az ügynökség gyorsabb és néha olcsóbb lehet a szabadúszóknál, mivel ők már rendelkeznek a fenti eszközökkel. A belső csapat felállításakor figyelembe kell venned, hogy a megfelelő keretrendszer, munkafolyamat, tervezési rendszer stb. létrehozása több hónapot is igénybe vehet. Addigra az ügynökséged már régen elkészülne a minimális életképes termékeddel (MVP).

Megszokták a szigorú határidőket

Az ügynökségek jobban kezelik a szigorú határidőket. Ha gyorsabban kell haladni, nagyobb csapatot állítanak fel. Ha valaki megbetegszik, megoldják a helyettesítését. Az ügynökségek számára nagyon költséges új ügyfeleket szerezni, ezért mindent megtesznek, hogy a kedvedben járjanak, és hosszú távú partnerükké válj. Tudják, hogy a határidők kritikusak a sikered szempontjából, ezért mindent megtesznek, hogy betartsák azokat. Az ügyfelek és a termékcsapatok gyakran a realitás helyett a vágyaikon alapuló irreális határidőket támasztanak. A gyakorlott ügynökségek ilyen esetekben szembesítik az ügyfelet a teljesíthetetlen határidővel, és segítenek egy szoros, de még reális határidőt találni.

Nagy megoldó hálózattal rendelkeznek

A terméked hollandul beszélő országokban fogják bevezetni? Szükséged van társalgás tervezőre? Nem probléma. Az ügynökségek kiterjedt hálózati rendszerükön keresztül megtalálják a projektedhez szükséges specialistákat és erőforrásokat; ez olyasmi, amivel egy szabadúszó vagy belső csapat soha nem fog rendelkezni.

Egyszerű számukra a skálázás

Gyakran előfordul, hogy nem tudod pontosan megmondani, mekkora lesz a projekted. Azt gondolod, elég csupán egy típust meghatározni. Elég annyit mondani, hogy a saját helyemen szeretnék élni, és ez már elég ahhoz, hogy tudjuk, mennyi munka szükséges a hely létrehozásához. Viszont azt mondtad, „hely”, nem pedig „szék”. Ki vagy? Milyen céljaid vannak? Ha gróf vagy, lehet, hogy palotára van szükséged; ha vadász vagy, lehet, elég lesz egy faház.

A fentiek igazak a digitális projektekre is. Szükséged van egy digitális pénztárcára, amelynek a tervezése 50 és 1000 nap között változhat, ami egyáltalán nem mindegy. A projektek a legtöbb esetben lazán és határozatlanul indulnak. Ha ehhez házon belüli csapatot kell felállítani, akkor előfordulhat, hogy az túl kicsi vagy túl nagy lesz. Manapság a jobb szabadúszókat több hónapra előre lefoglalják, így nem tudsz új embereket berángatni a projektedbe, amikor éppen szükséged van rájuk, mert kicsit tisztábban látod a helyzetet. Az ügynökségek viszont képesek megbirkózni a fenti kihívással. Tudnak kicsiben kezdeni, amikor a projekted még felfedezési fázisban van, később pedig, ha szükséges, könnyedén bővítik a csapatot. Eközben nem fizetsz egy sereg tervezőért, akik már tűkön ülnek, és a projekted sem omlik össze vagy áll le, amikor több erőforrásra van szükséged.

Tudják kezelni a nehéz helyzeteket

Minden projekt során felmerülnek forró helyzetek, amelyek kezeléséhez speciális interperszonális és szociális készségek szükségesek. Lehet, hogy a szabadúszód zseniális tervező, de nem feltétlenül jó diplomata. Ez igaz lehet a belső csapatodra is. Másrészt, az ügynökségnél dolgozók hozzászoktak a nehéz helyzetek kezeléséhez. Ha valaki ügyfelekkel dolgozik, a nehéz helyzetek sokkal gyakoribbak, így nyilvánvalóan jobb módszerekkel rendelkezik ezek kezelésére. És ha rendkívül nehéz esetről van szó, akár az ügynökség vezető UX munkatársa vagy vezérigazgatója is megpróbálhatja személyesen megoldani a problémádat, ha nem akarják elveszíteni a vállalkozásod. És miért akarnák?

Rugalmasak az árakkal

A legtöbb UX-szereplő rögzített árszabással dolgozik, amelyet az ügyfél feltételezett pénztárcamérete vagy típusa alapján módosít. Ha a szabadúszók tudják, hogy van pénzed, lehet, hogy magasabb árakat mondanak. Ha a belső csapat kiszimatolja, hogy a projekt költségvetése hatalmas, ellustulhat és elkényelmesedhet. Ez az ügynökségekre is igaz. Ha szűkösek a pénzügyi lehetőségeid, a szabadúszók nem tudják kezelni azt, és a belső csapat sem fog gyorsabban dolgozni. Az ügynökség viszont gondolkodhat úgy, hogy hosszú távon jó ügyfél leszel, ezért akár nyereség nélkül is dolgozhat az első projekteden, befektetésként tekintve azt az elkövetkező évtizedek későbbi projektjeihez. Azzal azonban tisztában kell lenned, megtörténhet, hogy először alacsony árakkal beteszik a lábukat az ajtón, majd lépésről lépésre növelik a díjakat, illetve elképzelhető, hogy elárasztanak változtatási kérésekkel. A végén akár háromszor annyit is fizethetsz, mintha egy menő, de drága antwerpeni ügynökséget bíztál volna meg.

Szeretik a nagy projekteket

A szabadúszók nyilván nem tudnak megbirkózni a nagy projektekkel, de ezek általában a belső csapatot is frusztrálják, amely nem tudja, hogyan kezelje azt, és véget nem érő zavarba kerül a korlátlan hosszabbításokkal. Az ügynökségek viszont készek nagy projekteket felvenni viszonylag szoros határidőkkel, hiszen egy nagy projekt több hasznot hoz, mint öt kisebb. Tehát hajlandóak némi áldozatot hozni, hogy kifogják a bálnát a helyett, hogy szardíniával etetnék a seregüket.

Számukra nem jelent gondot a helyszíni munkavégzés

A COVID-19 során a helyszíni munka kevésbé volt jellemző, de a nagyobb ügyfelek valószínűleg továbbra is igénylik majd a helyszíni jelenlétet. A szabadúszók a legtöbb esetben utálják a helyszíni jelenlétet. Szeretnének szabadon, saját környezetükben dolgozni; úgy érzik, mintha börtönbe zárnád őket, ha azt szeretnéd, hogy rendszeresen az irodában legyenek. Másrészt, az ügynökségi emberek ugyanolyan alkalmazottak, mint a saját embereid. Valószínűleg hiányozni fog nekik menő, hipszter környezetük, de nyilván a te irodád is klassz, így kevésbé fogja őket zavarni, hogy néhány hónapig hozzád kell járniuk. Mindenesetre, ne felejts el okot adni nekik arra, hogy eljöjjenek, és biztosítsd számukra a megfelelő munkakörnyezetet. Ha csak berángatod magadhoz az embereket, és odaülteted őket egy asztalhoz, ahol nincs több monitor és Wi-Fi, attól nem leszel népszerűbb.

A szeniorok és juniorok vegyítésével pénzt takaríthatsz meg

Előfordulhat, hogy csalódott leszel, amikor rájössz, hogy a csapatodból nem lesz szuperhős. Nos, ez szükségtelen. Hiszen éppen ezért árazható a projekted visszafogottabban. Végezzünk egy gyors számítást. Egy szenior tervező 800 euróba kerül naponta, egy junior tervező napi díja pedig 400 euró. A projekted 50 napos. Tehát csak a vezető tervezőért 40 000 eurót kellene fizetned. A 20 000 eurós junior UX tervező pedig nem jöhet szóba, mivel nem kapnál téged megillető minőséget. A jó hír azonban az, hogy egy átlagos projekt esetében a feladatok legalább 50%-át el tudja látni egy tehetséges junior. Tehát 50%-os szenior és 50%-os junior közreműködés mellett a költségek közel 30 000 euróra csökkenthetők. Tegyük fel, hogy a csapat 2-2 napot fordít a koordinációra és az összehangolásra, így végül 32,4 ezer eurót fizetsz a teljes projektért. A megfelelő erőforrás-elosztásnak köszönhetően 7,6 ezer eurót takarítottál meg. Gratulálunk.

Mindenre van specialistájuk

Az ügynökségeknél általában több UX-szakértő van, mint a szokásos belső csapatokban. Minél több embered van, annál nagyobb az esélye, hogy vannak köztük vegyes hátterű szakemberek, akik specializálódhatnak. Az Ergomániánál nem dolgozik több száz tervező, de vannak hangtervezőink, IA-tervezőink, kutatóink, Lego Serious Play-szakértőink stb.; ilyen sokszínűséget még a nagyobb házon belüli csapatoknál sem tapasztalhatsz. A HR-esek általában általános UX-szakemberekre csapnak le, és még a nagyobb cégeknél sincs házon belüli képzés és támogatás a specializációhoz. Tehát ha alkalmanként innovatívabb projektjeid vannak, az ügynökség jobb választás lehet.

Az utazás kevésbé problémás

Nagyon jól hangzik, hogy új helyszínekre lehet utazni, és ott workshopot lehet tartani vagy felhasználói kutatást lehet végezni, mert mindenki szeret utazni, és úgy tűnik, ezt a vágyat a COVID-19 sem ölte ki az emberekből. Azonban, ha hosszabb időre kell elutazni egy kevésbé ismert helyre, vagy túl gyakoriak az utazások, azért már ellenszolgáltatás jár. A munkáltatók gyakran megfeledkeznek erről, mert azt gondolják, hogy az utazás már önmagában jutalom. Évente egyszer elutazni egy felkapott helyre (felhasználói tesztelés Miami Beach-en vagy esetleg egy amszterdami kávézóban) meggyőző, de ennél több utazás már fárasztónak számít.

A szabadúszók rugalmasabbak. Szeretik a kihívásokat. Esetükben lehetséges, hogy 2 hónapig helyszíni kutatást végezzenek Afrikában. Másrészt, mindent nagyon pontosan meg kell téríteni számukra, mert a helyett, hogy egy frankfurti vagy dubai-i átszállással töltenék az idejüket, dolgozhatnának egy másik projekten. Ezért az utazással töltött idő kifizetését minden ügyfél igyekszik elkerülni. Az összes fenti megállapítás igaz az ügynökségi emberekre is, akik családos emberek, akik utálják, ha rosszul alszanak a repülőgépen, vagy ha kiöltözve, izzadtan kell csomagokat vonszolniuk a schipholi repülőtéren. Az más eset, ha az ügynökség stratégiailag fontosnak tekinti a projektedet, mert ebben az esetben sokkal nyitottabb arra, hogy ellenszolgáltatást nyújtson az alkalmazottai számára minden fáradságukért a nélkül, hogy túl nagy terhet rakna a válladra.

Az ügynökségektől érkezők büszkék és erősek

Az ügynökségi emberek kicsit hasonlítanak a zsoldosokra. Sok csatát megvívtak már, és még mindig életben vannak. Gyorsak, alkalmazkodóképesek és kitartóak. Bármilyen terepre dobod ki őket, azt sokkal inkább kihívásnak tekintik, mint gondnak. A jó hír, hogy ez a szabadúszókra is igaz, ha van belőlük a környéken.

Az ügynökségek hatékonyan bánnak az idővel

Az ügynökségek időtakarékosak. Ha rögzített a költségvetésed, csak akkor tudnak profitot termelni, ha figyelnek arra, hogy hatékonyan használják az időt. A projektek bővítése és elhúzódása negatívan befolyásolhatja a minőséget, e mellett drágíthatja a projektet. Ezt minden jobb ügynökség igyekszik elkerülni. A fentiek a szabadúszókra is igazak, de ők gyengébbek az időfelhasználás terén, illetve esetükben a profit fogalma is elvontabb némileg, mivel nincs túl sok költségük. Tehát, ha gyors eredményt szeretnél, egy ügynökség még akkor is jobb választás, ha nincsenek túl szigorú határidők.

Számukra a nemzetközi projektek sem jelentenek problémát

Az ügynökségek különböző országokon átívelő projekteket is tudnak kezelni. Általában vannak embereik, akik folyékonyan beszélnek más nyelveken, és vannak partnerügynökségeik, amelyek a helyi kutatásokat kezelik, ami elengedhetetlen a felhasználói igények pontos megértéséhez. Könnyedén tudnak csapattagokat küldeni más országokba, hogy ott kutatást végezzenek és workshopokat tartsanak.

Rendelkeznek bevált gyakorlatokkal és tervezési keretrendszerrel

Mivel az ügynökségeknek sokkal több projektjük volt már, mint a szabadúszóknak vagy a házon belüli csapatnak, sokkal nagyobb a legjobb gyakorlat gyűjteményük. Kevesebb időt kell azzal tölteniük, hogy jó, friss ötleteket találjanak az induláshoz. Gyakran rendelkeznek tervezési keretrendszerrel is, ami segít a termék felhasználói felületének (UI) megalkotásában, hacsak nem merül fel nagyon speciális igény.

Adott témával foglalkozó projekt menedzserek

Az ügynökségeknek gyakran vannak egy adott típusú feladattal foglalkozó projekt menedzsereik, akik pályán tartják a szóban forgó projekteket, ami nehéz lehet, ha valaki nem érti eléggé a UX-et. A szabadúszók gyakran nem rendelkeznek kifinomult projekt menedzseri ismeretekkel, és a házon belüli csapatoknál is gyakran hiányzik a fenti szakértelem.

Feljavítják a csapatod

Már van csapatod. Nagyszerű! De van mindenre időd, erőforrásod és szakértelmed? Valószínűleg nem. Viszont ha van egy ügynökséged, ahol legalább 10 tervező dolgozik, bármikor pótolhatod a fenti hiányzó elemeket, és bármikor kiegészítheted a csapatot, egészen a projekted végéig.

Nem kell drága eszközöket vásárolnod

Az ügynökségek rendelkeznek speciális eszközökkel: Lego Serious Play készlet, különböző tesztelő eszközök, whiteboard felülettel ellátott konferenciatermek, szemkövető berendezés stb. Ha szabadúszókkal dolgozol vagy belső csapatod van, akkor be kell fektetned a fenti eszközökbe, még akkor is, ha csak egyszer használod azokat, vagy ki kell hagynod az ötletelési vagy kutatási fázisban nyújtott extra szolgáltatásokat.

A UX ügynökségekkel való együttműködés hátrányai

Hullámzó minőség

Az ügynökségek nem szeretik lecserélni az első emberüket, mivel tudják, hogy ez nem fog tetszeni neked, ők pedig nem húzgálják az oroszlán bajszát. Azonban vannak olyan csapattagok, akikkel nem találkozol naponta. Előfordulhat, hogy arra a kreatív fickóra, aki kitalálta azt a csodálatos megoldást a fizetési folyamatodra, már egy másik projektnél van szükség, mert abban kell segítenie, hogy egy másik ügyfél is beleszeressen az ügynökségbe. Ennek azonban a te projekted fizeti meg az árát, mert előfordulhat, hogy a csendes csere egyáltalán nem jól sül el.

Hogyan kezelheted ez?

• Folyamatosan ellenőrizd a minőséget. Ha úgy érzed, hogy a minőség ismeretlen okból csökkent, hívd fel a projektvezetőt, és kérd meg udvariasan, de határozottan, hogy orvosolja a problémát.
• Építs ki és tarts fenn jó kapcsolatot az egész termékcsapattal; ebben az esetben nehezebb lesz lecserélni a kedvenc személyed.

Túl kicsi vagy az ügynökségek számára

Az ügynökségek számára minden projektnél extra adminisztrációs és átadási költségek merülnek fel, amelyek azt szolgálják, hogy a kommunikáció és az információáramlás az összes tag között zökkenőmentes legyen. Ezért a nagyon kis projektek nem kifizetődők számukra, mert ezekben az esetekben a fenti tevékenységek elvinnék a profitot.

Hogyan kezelheted ez?

• Ha a költségvetésed 10 000 euró alatti, ez az összeg valószínűleg túl alacsony lesz a legtöbb ügynökség számára (kivéve a 2-4 tagú butikügynökségeket). Adj konkrét útmutatást a projekted felbecsléséhez. Ha az első becsült összeg túl magas, próbálj meg kisebb csapatot vagy szabadúszót találni. Ne pazaroljátok egymás idejét.
• Ha nyíltan kommunikáltok és kölcsönös a szimpátia az ügynökség üzletfejlesztési csapatával, akkor segíthetnek olcsóbb megoldást találni. Ha a projekted nagyon alacsony összegű, dolgozz egy megbízható szabadúszóval.
• Ha van egy konkrét ügynökség, amelyet nagyon kedvelsz, és nyitottak a kisebb projektekre, akkor elképzelhető, hogy mégis dolgozhatsz velük. De próbálj meg olyan felállást kialakítani, ahol minimalizálni tudod a túlzott terheket (projekt menedzseri tevékenység, papírmunka, túl sok ember bevonása stb.).

Elvész az információ

Túl sok szereplő, túl sok félreértés. Beszéltél a projekt menedzserrel a kéréseidről. Az üzenet felét értették meg, és annak a felét adták át.

Hogyan kezelheted ez?

• Ragaszkodj ahhoz, hogy ismerd a projektjeidben közreműködő összes kulcsszereplőt.
• Részesítsd előnyben azokat az ügynökségeket, ahol közvetlenül beszélhetsz a szakmai vezetővel.
• Részesítsd előnyben azokat az ügynökségeket, amelyek írásban rögzítik a kéréseidet, és győződj meg arról, hogy valóban megértették azokat.
• Ragaszkodj ahhoz, hogy minél kisebb legyen a csapatod, de ne ragaszkodj az egytagú csapatokhoz, még a kisebb projektek esetében sem.

Az ügynökségek túl drágák

Lehet, hogy az ügynökségek túl drágák neked, vagy egyszerűen olcsóbban is meg tudod oldani a problémád. Ha összeadod az összes tényleges költséget, azt fogod látni, hogy a legtöbb esetben a szabadúszók vagy belső csapatok nem olcsóbbak, de vannak olyan esetek, amikor az ügynökségek valóban drágábbak. Az ügynökségek a profitból élnek. Ha bármilyen bonyodalmat látnak a projekted esetében, beárazzák, mert ha nem tennék ezt, előfordulhat, hogy 2-3 hiba után csődbe mennek. Abban is jobbak, hogy többet kérjenek. Ha szabadúszókkal és belső szakértőkkel üzletelsz, mérnökökkel alkudozol. Amikor azonban az ügynökséggel tárgyalsz, egy ravasz értékesítési szakértő áll a másik oldalon, aki valószínűleg többet tud nálad az alkudozásról, még akkor is, ha te vagy a beszerzési vezető.

Hogyan kezelheted ez?

• Kérj részletes árajánlatot. Ha nem érted valamelyik elemet, ne ugord át, hanem próbáld megérteni az értékét.
• Gondosan hasonlítsd össze legalább három forrás árait, de ne feltétlenül a legolcsóbbat válaszd.
• Vedd figyelembe az összes járulékos költséget, ha belső csapattal dolgozol. Lehet, hogy a túl drága nem is olyan drága, ha mindent figyelembe veszel.

A meglepetéscsapat

Nem tudhatod minden esetben, hogy ki szállítja a megoldásodat. Lehet, hogy nagyon tetszett az az okos, szellemes tervezési vezető, de sajnos egy tanácstalan juniort kapsz a projektedre, akit két hónap múlva levált egy még tanácstalanabb gyakornok.

Hogyan kezelheted ez?

• Ismerd meg a projektcsapatod, mielőtt aláírod a szerződést.
• Reagálj gyorsan a szerződéskötési folyamat során, hogy minőségi embereket tudj lekötni az ügynökségi oldalról. Az ügynökségek nem fogják a legjobb embereiket várakoztatni azért, mert te lassan válaszolsz.
• Az ügynökséggel együttműködve állítsd össze a csapatod, és értékeld a lehetőségeket.
• Határozd meg, hogy milyen szintű szakértelemre van szükséged a projektedhez.
• Fizesd meg a minőséget.

Túlságosan erőltetik a keretrendszerüket

Minél egyedibb a projekted, annál drágább lesz. Az ügynökségek akkor tudnak hatékonyan dolgozni a kis és közepes méretű projektekkel, ha azokat szabványos módon tudják lebonyolítani. Mindent megtesznek azért, hogy rákényszerítsenek a saját munkamódszerükre.

Hogyan kezelheted ez?

• Értsd meg időben az ügynökségi keretrendszert, és döntsd el, hogy ez elfogadható-e számodra.
• Ne várd el a menő ügynökségektől, hogy olcsón, teljesen személyre szabottan dolgozzanak neked.

Zárszó

A fentiekből látható, egyáltalán nem egyértelmű a döntés, hogy mire van szükséged a következő UX-projektedhez. Fontos, hogy a bölcs döntés érdekében gondosan értékeld az ajánlatokat. Reméljük, hogy őszinte elemzésünk segít a helyes út kiválasztásában. Sok társaságot láttunk már kísérletezni a fenti lehetőségekkel. Előfordulhat, hogy a terméked vagy céged különböző szakaszaiban más-más megoldásokra van szükséged. Lehet, hogy szabadúszóval kezdesz, aztán látva a munkaterhelés növekedését, választasz egy ügynökséget. Amikor pedig azt látod, hogy folyamatosan szükséged van a UX-re, létrehozhatsz egy házon belüli csapatot. Aztán visszakanyarodhatsz az ügynökségekkel való együttműködéshez, amikor kiderül, hogy a házon belüli csapat nem tudja megvalósítani minden álmodat, vagy egyszerűen nem tudod könnyen bővíteni a csapatod. Sok ügyfelünk veszi igénybe kollégabérlési szolgáltatásunkat. Ha törekszel a minőségre, de a pénzforrásod nem korlátlan, érdemes megfontolni, hogy együttműködj egy közeli ügynökséggel. Mindent megkaphatsz, amit szeretnél (még anyanyelvi beszélőket és a helyi kultúra ismeretét is), és észszerűbb költségvetésért, mintha egy amszterdami vagy zürichi csúcsügynökséggel dolgoznál.