Miért érdemes házon belüli csapatot létrehozni?

Előfordulhat, hogy üzleti pályafutásod egy bizonyos pontján ráébredsz, hogy túl sokat költesz a UX-re, vagy egyszerűen csak észreveszed, hogy a UX kulcsfontosságú kompetencia a csapatod számára Ekkor dönthetsz úgy, hogy cégen belül tartod  ezt a szakértelmet. Miért is ne? Hiszen így olcsóbb. A csapattagok elkötelezettebbek, és minden egyes centet, amit rájuk költesz, a saját üzletedbe fekteted be. Brüsszeltől Budapestig vannak olyan banki ügyfeleink, akik a fenti utat választják. Néhány évvel ezelőtt még egyetlen szakértőjük sem volt, mára pedig erős csapatuk van. Az egész dolog ahhoz hasonlít, mintha inkább jelzálogot fizetnél a lakásodra, ami a végén a sajátod lesz, a helyett, hogy bérleti díjra pazarolnád a fizetésed. Nos, lehet, hogy így van, de mint minden megoldásnak, ennek is megvannak az előnyei és hátrányai.

A házon belüli UX-csapat létrehozásának előnyei

Valamivel olcsóbb lehet

A belső csapatok a legtöbb esetben költségmegtakarítás céljából jönnek létre. Ha jól számolsz, és megfelelő embereket veszel fel, akkor egy csapat körülbelül 60%-80%-ába fog kerülni annak, amit az ügynökségtől folyamatosan kölcsönzött emberekért fizetnél. Ez valóban így igaz. A számolásból azonban gyakran kimaradnak az alábbi tényezők:

• A belső csapatok általában kényelmesebbek, mint az ügynökségtől érkező emberek (ezt később részletesebben is kifejtjük). Amit a csapatod 6 hónap alatt tud teljesíteni, azt egy agilis ügynökség valószínűleg 4 hónap alatt végre tudja hajtani.
• Speciális szoftverekre (például Figma, Axure stb.) és erős MacBookokra lesz szükségük. Nem érik be a szokásos Asus notebookokkal, amelyeket a csapat többi tagja használ.
• Fizetned kell az irodáért, ahol ülnek. És ez bizony egyáltalán nem lesz olcsó mulatság, ha Amszterdamban vagy Zürichben van a központ. Ahhoz, hogy a fenti költséget megspórolod, távmunkát kell választanod.
• Akkor is fizetned kell a csapatodat, amikor a munkaterhelés csökken, így nem tudsz tökéletes átmenetet biztosítani a projektek között, a munkaerő 100%-os kihasználása érdekében. A nagyobb projekteken dolgozók kifejezetten utálják, ha két nagyobb megbízás között mikro-projekteket kapnak, hogy kitöltsék az idejüket.
• Az ügynökségtől érkező munkavállalóknak nem kell szabadságot fizetned.
• A csapat fejlesztése és motiválása érdekében külső képzéseket kell fizetned. Ne feledd, hogy a UX-szakemberek nagyon érzékenyek a szakmai fejlődésükre. Ha olyan országban működsz, ahol a UX-közösség nem elég erős, akkor bizony drága utazásokat kell szervezned Londonba vagy más népszerű UX-központokba. A távkonferenciák jó megoldást jelentenek, de az embereid hiányolni fogják a kapcsolatépítési lehetőségeket.
• Jelentős egyszeri költséget jelent majd, hogy megfelelően tehetséges munkatársakat kölcsönözz, és beépítsd őket a csapatodba.
• Gyakran egy almát és egy narancsot kell összehasonlítanod. Lehet, hogy a felvett munkatársak kevesebbet kérnek, mint amennyit a szokásos ügynökséged havonta kér a csapattagokért, ezek az emberek azonban valószínűleg kevesebb tapasztalattal is rendelkeznek majd.
• A belső csapat és az ügynökség költsége közötti különbség kisebb a magas jövedelemadóval rendelkező országokban, például Belgiumban, Hollandiában vagy az Egyesült Királyságban.

Te határozod meg a növekedés irányát

Az oktatásra költött összes pénz a saját csapatodat fejleszti, és te határozhatod meg, hogy milyen irányba növekedjenek és erősödjenek, a kívánt szintig. Ha olyan terméked van, amelyben a mesterséges intelligencia (AI) komoly szerepet játszik, akkor a legjobb AI-képzésre kell küldened az embereidet, illetve olyan munkatársakat kell kölcsönöznöd, akik tehetségesek vagy tapasztaltak az AI terén. Az ügynökség valószínűleg nem tud majd kielégítő megoldást ajánlani, ha nagyon speciálisak az igényeid a szakértelmet illetően. Lehet, hogy akad 1-2 emberük, akik a szakterületeddel foglalkoznak, mindegyikük azonban nem fog érteni hozzá.

Jobban értik az üzleti szempontjaidat, a hangvételedet és az eszközeidet

Lehet, úgy gondolod, hogy a vállalkozásod nagyon különleges, a folyamataid pedig sokkal bonyolultabbak, mint más típusú vállalkozások esetében. Mindannyian így gondoljuk ezt, függetlenül attól, hogy bankárok vagy halászok vagyunk. Az azonban igaz, hogy az adott terület, illetve a vállalati folyamatok ismerete igenis számít. Ha belső UX-es embereid vannak, nekik van idejük arra, hogy valóban megismerjék a területed és az eljárásokat. Ők jobban fogják érteni a vállalkozásodat, mint egy ügynökségtől érkező munkatárs vagy egy szabadúszó.

Jobban eligazodnak az iroda politikájában

Ha a cégednek egynél több alkalmazottja van, a politika is szerepet játszik. Ha nagyobb szervezetben dolgozol, előfordulhat, hogy az időd több mint felét a politikával, a beavatással és az összehangolással töltöd. Mindannyian jobban eligazodunk egy jól ismert környezetben. Még ha a UX-eseid nem is ravasz machiavellisták, tudják, hogy kit, mikor és hogyan kell befolyásolni. Mások meggyőzése és a támogatás megszerzése pedig nagy szerepet játszik a tervezésben. Ha az üzleti és az IT egység nem kötelezi el magát az iránt, hogy nagyszerű termékeket készítsen, a UX-munkatársak küldetése lehetetlen.

Ki tudnak dolgozni konzisztens megoldásokat

A konzisztencia a jó felület egyik legnagyobb erénye, megvalósítására pedig számos eszköz áll a rendelkezésedre. Ezek közül a leghatékonyabb a tervezési rendszer, illetve vannak a konzisztencia fenntartására szolgáló jó gyakorlatok. A fentieken túl, a személyi folytonosság és a projektek ismerete is segíthet. Azonban a jó módszerek és a tervezési rendszer nem fogja megoldani az összes problémádat, ezért sokat segíthet, ha tudod, hogyan tervezel általában, vagy hogyan csináltál valami hasonlót legutóbb. A fentieken túl, az emberi emlékezet is szükséges még mindig.

A titkaid nagyobb biztonságban vannak

Bár a szabadúszók és az ügynökségek emberei jól képzettek a titoktartás terén, időnként hibáznak. Előfordulhat, hogy rossz közönség előtt dicsekednek a projekteddel. Ennek kisebb az esélye, ha külföldi ügynökségekkel dolgozol (pl. te Bécsben vagy, az ügynökség pedig Pozsonyban vagy Budapesten). Ez ugyan nem túl gyakori, de lehetséges. Másrészt, a saját embereid kevesebb hibát követnek el, egyszerűen azért, mert kevesebb olyan emberrel találkoznak, akik árthatnak a vállalkozásodnak.

A házon belüli UX-csapat létrehozásának hátrányai

Folyamatos munkaterhelés szükséges

A csapatodnak nem csak a legtöbbször, hanem mindig elfoglaltnak kell lennie, különben többe kerülhet, mint az ügynökség. Talán úgy gondolod, annyi UX-munkád van, hogy ez soha nem jelent majd problémát. Lehet, hogy így lesz, de az is lehet, hogy a termékkibocsátások között időhézagok lesznek, vagy egyszerűen csak nem tudsz olyan gyorsan embereket kijelölni vagy átcsoportosítani, mint az ügynökségek. Ők a nehezebb úton tanulták meg; ha nem tudják ezt azonnal megoldani, egyszerűen meghalnak. Másrészt, a vezetőkön kisebb a nyomás azt illetően, hogy hatékonyan használják a UX-embereket, mivel a költségeik sokkal alacsonyabbak egy fejlesztői csapat költségeinél. Ha a vezetők tudják, hogyan kell jól elosztani az embereket, akkor a drágább csapatokra fognak koncentrálni.

Hogyan kezelheted ezt?

Ha viszonylag stabil, de ingadozó a munkaterhelésed, a legjobb megoldás, ha van egy belső alapcsapat, amelyet szükség esetén kiegészíthetsz külső emberekkel. Ha a munkaterhelésed nagyon hektikus, de mindig van tennivaló, akkor vegyél fel néhány UX-menedzsert, akik jól koordinálnak és szigorúak a minőséget illetően, illetve képesek kezelni az ügynökségeket és a szabadúszókat.

Egy kis csapat vezető nélkül csak egy rakás elfoglalt ember

Sok társaság először junior vagy középszerű tehetségeket vesz fel, hogy alacsonyan tartsa a kezdő befektetési költségeket. Úgy gondolják, hogy a UX csupán annyit jelent, hogy máshogy rajzolnak, tehát miért alkalmaznának drága tehetségeket 15 év tapasztalattal, miközben itt vannak az okos junior digitális bennszülöttek? A kevésbé tapasztalt emberek elboldogulnak a kis startupokban, azonban a nagyobb szervezetekben erős veteránokra van szükség egy olyan egységes csapat felépítéséhez, amely képviseli dizájnértékeket, illetve harcol azokért.

Hogyan kezelheted ezt?

A válasz egyszerű. Fentről lefelé kezdj építkezni. Először a főnököt vedd fel. Ez valószínűleg a legtöbb esetben nem lesz könnyű, hiszen a cégednek nincs jó dizájn-arculata, így a válogatós felsővezetők nem lesznek biztosak abban, hogy a szervezeted olyan minőséget képvisel, amelyhez szívesen kötődnek. Másrészt, motiváló lehet számukra, hogy saját csapatot építsenek, miközben kiválaszthatják azokat az embereket, akikkel szívesen együtt dolgoznának. Amikor felveszed a munkatársakat, összpontosíts a fenti érték hangsúlyozására; ez tényleg számít. A jelöltek értékeléséhez külső szakértőket is igénybe vehetsz, hiszen nem vagy UX-stratéga, így nem tudod eldönteni, hogy valóban jók-e, vagy egyszerűen csak tapasztaltak a csábító önéletrajzok készítésében.

Más csapatok megeszik őket reggelire

Előfordulhat, hogy a saját embereid jobban eligazodnak a belső politikában, mint a külsősök. Ez csak részben igaz. Lehet, hogy könnyen hajtanak végre változtatásokat, és jól eligazodnak a rendelkezésre álló információk alapján, másrészt viszont nem biztos, hogy hatékonyan kezelik a konfliktusokat és a stresszt. A legtöbb belső ember szereti a kényelmet. Ha az energikus vezetőd, aki nem túl kifinomultan gondolkodik a felhasználói értékekről, nyomatékosan megkér valakit valaminek az elvégzésére, az illető talán akkor is igent mond, ha azt gondolja, hogy a vezető kérése ostobaság. Másrészt, a szabadúszók és az ügynökségektől érkező emberek harcedzettek. Folyamatosan kihívásoknak vannak kitéve, és nyomás alatt teljesítenek. Nem fognak félni vitatkozni és harcolni az üzleti és IT-szakemberekkel, ha meg vannak győződve arról, hogy a feléjük intézett kérés nem megfelelő.

Hogyan kezelheted ezt?

A munkaerőfelvétel során fordíts kiemelt figyelmet arra, hogy könnyen kezelhető és konfliktuskerülő embereket válassz. Legyenek a csapatodban korábbi szabadúszók vagy ügynökségi háttérrel rendelkező emberek is. De legyél tudatában annak, hogy ők esetleg úgy tekintenek a cégedre, mint veteránok, akik 20 év folyamatos harc után nyugdíjba szeretnének vonulni. Olyan embereket vegyél fel, akik mernek hangot adni a véleményüknek.

Nem tudsz igazi tehetségeket felvenni

Ha a márkádnak nincs erős dizájnkultúrája, szinte lehetetlen a legjobb tervezőket felvenni. Ők inkább az ügynökségeket vagy a menő start-upokat, illetve a dinamikusan növekedő, úgynevezett scale-up társaságokat részesítik előnyben. Ha választhatnak, hogy New Yorkban vagy San Francisco-ban dolgozzanak egy új kihíváson, észre sem veszik majd az ajánlatodat. A jó minőségű munkaerő megszerzéséhez többet kell ajánlanod a pénznél.

Hogyan kezelheted ezt?

Érvelhetsz a hatással. A UX-szakemberek szeretik megváltoztatni a világot. Nem számít, hogy Zürichben vagy Gentben működsz, szemben a vonzó New York-i ajánlattal. Ha a céged nagy és unalmas, egymillió felhasználóval, ez kihívást jelenthet egy olyan erős UX-vezető számára, aki szeretné megváltoztatni egymillió ember életét egy unalmas terméken keresztül. Egy ilyen kihívás során ugyanis meg tudják mutatni, milyen erősek.

Lehet, hogy lassúak

Nem minden házon belüli ember lassú, bár az ügynökségtől érkezők és a szabadúszók kifejezetten így gondolják. A házon belüli csapatoknak is lehet kiváló stratégiai hozzáállásuk, és gondolkodhatnak gyorsan. Másrészt, egy házon belüli csapatban valóban könnyebb elkényelmesedni. A szabadúszónak minden elvesztegetett perce pénzbe kerül. Az ügynökségtől érkezőre a vezetőség nyomást gyakorol a profit, a határidők, a költségvetés stb. miatt. A házon belüli csapatban dolgozók sebességét, illetve munkájuk minőségét nehezebb ellenőrizni. Ugyanis senki nem érti, hogy pontosan mit is csinálnak, hogyan csinálják, és valójában mennyi idejükbe telik. Előfordulhat, hogy több részlegnek is beszámolsz, így nehezebb nyomon követni, hogy ki akadályozza a sebességedet.

Hogyan kezelheted ezt?

Lehet, hogy azt gondolod, a szoros határidők jelentik a megoldást. Pedig nem. Az alacsony minőséget könnyű időben leszállítani; és ezt nehéz megkérdőjelezni, mivel a szervezetben nincs senki, aki jobban értené a tervezést, mint a tervezők. Jobb, ha hatékony időgazdálkodást alkalmazol, és megbeszéled az alkalmazott módszerek és lépések értékét. Tényleg szükséges, hogy az egész hetet azzal töltsd, hogy ezzel a menő kutatási módszerrel kísérletezz, amiről a hétvégén olvastál? Nos, talán nem.

Nem merítenek inspirációt más iparágakból

A csapatod tagjai korábban valószínűleg nem dolgoztak folyamatosan a projektedhez hasonló munkákon, viszont most egy termékre vagy legalábbis egy adott iparág egy szegmensére koncentrálnak. Ez egyrészt nagy előny, hiszen ismerik a részleteket, folyamatokat stb. Másrészt viszont kevesebbet tudnak arról, hogy mi történik más iparágakban, amelyek valószínűleg a leginnovatívabb iparágak. Nagyon könnyű szűklátókörűvé vagy konzervatívvá válni, ha az ember egy házon belüli csapatban dolgozik.

Hogyan kezelheted ezt?

Meg kell győződnöd arról, hogy a csapatod tagjai követik a többi iparágat. Ezt többféleképpen is elérheted:

• Hangsúlyozd a tiédtől különböző, többi iparágra összpontosító legjobb gyakorlatok kutatásának fontosságát.
• Fektess be az oktatásba; küldd az embereidet konferenciákra.
• Vedd rá őket, hogy gyakran beszélgessenek külső tervezőkkel. Ha vannak külsős szabadúszóid és ügynökségtől érkező embereid, segítsd őket abban, hogy keveredjenek, és megkedveljék egymást. Ez nem nehéz. Lehet, hogy fizetsz egy kör italt, de ha sokat beszélgetnek, abból sokkal többet profitálsz majd.
• Vedd rá az üzleti és az IT területen dolgozókat, hogy beszélgessenek a külsős tervezőkkel, és megismerjék a szabványokat. Könnyű elhitetni veled, hogy mi a legjobb módja valaminek, ha a legjobb gyakorlatod csupán a Facebookon, az Instagramon és az Uberen alapul…
• Vonj be külsős tervezőket termékeid felfedezési és meghatározási fázisába. Végezz tervezési sprinteket, ha használsz ilyet.
• Támogasd az innovatív beszélgetéseket és gondolatokat. Ha érdekli őket a hang vagy a mesterséges intelligencia, tedd lehetővé számukra a fenti területek tanulmányozását, vagy engedd meg nekik, hogy legyenek kedvenc projektjeik, ha a költségvetés engedi ezt.

Könnyebben kiégnek, így romlik a minőség

A kiégés az egyik legnagyobb probléma egy házon belüli csapat életében. Előfordulhat, hogy a munka unalmassá válik, vagy a csapattagok csupán az üzleti vagy IT részleg kéréseit teljesítik. Így könnyebb; ha vitatkoznak, semmi sem változik. A nagyszerű ötletek középszerű termékek formáját öltik.

Hogyan kezelheted ezt?

• Hagyd, hogy válogassanak az új projektek és feladatok között
• Hagyd, hogy legyenek az innovációval kapcsolatos kedvenc projektjeik
• Használj olyan módszereket, amelyek segítik az asszertívabb csapattagok irányítását, mint például a Lego Serious Play
• Beszélgess velük gyakran, és személyesen segíts nekik a többi részleg makacs vezetőinek kezelésében.

A házon belüli csapat számos, szabadúszókkal kapcsolatos problémát orvosolhat. Másrészt viszont gondjaid lehetnek a minőséggel és a sebességgel, arról nem is beszélve, hogy nem lesz olyan olcsó, mint ahogyan azt eredetileg képzelted. A fenti problémák elkerülhetők, ha egy igazán jó ügynökséggel dolgozol együtt, bár ingyen ebéd nincs. Minden megoldásnak vannak előnyei és hátrányai. Következő cikkünk arról szól majd, hogyan használd hatékonyan az ügynökséget, hogy megtaláld a lehető legjobb megoldásokat.

A profitveszteséget soha nem számoljuk ki

Amikor összehasonlítod egy szabadúszó vagy ügynökség alkalmazásának költségeit egy belső csapat kialakításával szemben, gyakori hiba, hogy figyelmen kívül hagysz olyan további költségelemeket, mint például: különadók, bérbeadás, felszerelés, szabadság, képzés, megfelelő munkaterület biztosítása, ad hoc kompenzációk stb. A tapasztaltabb vállalatok legalább bizonyos mértékig beépítik a fenti tényezőket a számításaikba. Olyan céget azonban még nem láttunk, amelyik a profitveszteséget is szerepeltette volna a számításaiban, amikor házon belüli csapatot épített. Egy 3-5 fős házon belüli csapat felépítése átlagosan legalább 3-6 hónapot vesz igénybe. Ha egy ügynökséget bíztál volna meg, akkor már 3-6 hónappal hamarabb profitot termelhetnél. Ha vannak olyan munkatársak (üzleti elemzők, terméktulajdonosok, fejlesztők), akik a UX munkájára várnak, az ő fizetésük (legalábbis részben) növelheti a veszteségeidet. A fenti szám gyakran jóval magasabb, mint az az összeg, amit később az olcsóbb házon belüli csapattal megtakarítasz.

Hogyan kezelheted ezt?

Ha viszonylag gyorsan szükséged van egy 2-3 fős csapatra, mindig jobb, ha ügynökséggel kezdesz, amit aztán le tudsz cserélni, ha már megvan a kívánt minőségű csapat. Ha az elején világossá teszed a szabályokat, veled tartanak majd.