Kövesd a japánokat! Tölts kevesebb időt az iratokkal!
Sokunk problémája, hogy bürokratikus hazánkban hiába szeretne az ember áttérni a digitális ügyintézésre, nem lehet. Aki üzlettel, munkával foglalkozik az nap, mint nap kapja a papírokat. Szerződések, számlák, munkaügyi papírok, apeh levelek, papírok az autóval kapcsolatban és még számtalan hasonló. Az ember szíve szerint dobná őket a kukába, de tudja, hogy nem lehet, mert abból még komoly baja származhat. Ezért archiválunk. Pakoljuk a súlyos, nehezen kezelhető kapcsos könyvekbe az iratokat, vagy dossziékba szuszakoljuk őket, és persze sose találjuk meg azonnal, ami kell. Habár a blog elsősorban webes haszálhatóságra fókuszálok, fontosnak tartom, hogy időnként szó essen olyan területekről, amelyek általánosságban növelik a hatékonyságunkat.
Ezekre a problémára nyújt kiváló megoldást a japán Noguchi Yukio (vigyázat japánul van) iratkezelő rendszere, amelynek titka abban rejlik, hogy hatékony, de egyben játékos és egyszerű is. A dokumentumokat elsősorban nem kategóriánként, hanem időrendben rakjuk el. Ehhez A4-es borítékokat veszünk, amelyeknek a tetejét (kb. 5 cm) levágjuk, úgy hogy a dokumentum vége épp még kikandikáljon belőlük. A boríték gerincére ráírjuk, hogy mi van benne (pl. T-mobile szerződés) és aláírjuk, hogy mikori a dokumentum. Lehet pontos dátumot is írni, de sok esetben elég a hónap. Én egy vastag piros filctollat használok, de bármi más is megteszi. Összesen 3-4 szó szokott kiférni. Ebben természetesen a japánoknak előnyük, hogy az írásuknak köszönhetően több információt tudnak idezsúfolni, ami ráadásul könnyebben olvasható felülről lefelé, mint a magyar szöveg. Ne bánkódjunk azonban emiatt. Még így is jól muzsikál a rendszer. Egy borítékba egy iratot tegyünk pl. egy db. szerződés, egy levél stb. Nagyon egyforma dolgokat csoportosíthatunk is pl. októberi közmű levelek, számlák.
.jpg)
Így néz ki a boríték
A borítékba tett dokumentumot ezt követően a már learchivált dokumentumok végére helyezem. A gyorsabb előkeresés érdekében színes címkékkel jelölöm meg az egyes kategóriákat nagyobb témánként, amelyek száma optimális esetben 8-10 (pl. szerződések, autó papírok, munka papírok, számlás anyagok stb.). Ezeket színes fecnikkel jelölöm meg, amelyeknél minden szín egy-egy szinten van.
Mint láthatjuk a dokumentumok elrakása egyszerű, és jópofa a színes fecnik, filctollal való firkálás miatt. Az ember már sokkal nagyobb kedvvel végzi. De mi történik, ha valamire szükség van? Nos, ilyenkor a vékony borítékok gerincén nagyon gyorsan végig tudjuk pörgetni az ujjunk. A külső élet látjuk, ahol a felirat van, így egy percen belül akár 30-50 dokumentumot is át tudunk futni, amire a nehézkes kapcsos könyvvel nincs módunk. Ráadásul mivel segítenek minket a színes fecnik (pl. ha szerződést keresek, akkor csak a megfelelő fecnik borítékjait nézem meg), akár egy évnyi anyagot is át tudunk futni 1-2 perc alatt. Mivel általában az új anyagokra van szükségünk, így ez az idő mindig rövidebb.
Ha megvan a borítékunk, akkor használjuk, majd visszatesszük, de nem a “helyére”, hanem a sor végére. Ezt azért tesszük, mert azt mondjuk, hogyha egy iratra egyszer szükségünk volt, akkor az valami miatt fontos, úgyhogy jobb ha kéznél van. A legtöbb irat sose kerül elő. Évente, két évente nézzük át a sor végét, ahol a régi, sosem használt dokumentumok vannak. Amit kidobhatunk dobjuk ki, a fontos iratokat pedig őrizzük meg, de célszerű őket elrakni egy dobozba szem elöl, hisz nem igazán van rájuk szükségünk. Esetleg szelektáljunk később a dobozok közt is, hisz kinek kellenek a 90-es évek közmű számlái? A rendszert igazán jó szívvel ajánlom. Én egy éve vettem használatba és azóta papírokkal sokkal kevesebbet bajlódom, mint korábban. Mindent azonnal megtalálok. Valóban.
.png)
Előre kerül a használt dokumentum.
Az én Noguchim
A rendszer előnyei a minden irodában használt rendszerhez képest:
- gyors elrakás
- a régi rendszerhez nem kell nyúlni, csak a friss anyagokat rakjuk el Noguchiba
- gyors előhívás
- tudunk akkor is archiválni, ha nincs kéznél egy megfelelő mappa (pl. egy megbeszélés után beborítékozzuk a szükséges anyagokat, de csak otthon rakjuk el)
- játékosság
- erősíti a rugalmas szemléletünket
Ajánlom elsősorban magánzóknak-szabadúszóknak, vagy kisebb csoportoknak.
Angol hasonló leírások:
http://communicationnation.blogspot.com/2005/12/noguchi-filing-system.html
http://www.markforster.net/blog/2008/6/9/noguchi-filing-system.html
http://www.askunclemark.com/2007/01/time-sort-noguchi-filing-system.html
Dr. Rung András
Ügyvezető, UX Vezető
Rung András 2002 óta foglalkozik UX-szel. Az innovációt és az üzleti fókuszt mindig szem előtt tartja. Az első magyar webergonómiai könyv a Felhasználóbarát honlapok társszerzője. Cikkei a nemzetközileg is jelentős Smashing magazinban is megjelentek.
Mind a 18 hozzászólás mutatása
Kedves Ergo,
ajánlott
cikkek
Tudj meg többet a témáról
Lépj velünk kapcsolatba!
Alkossunk együtt felejthetetlen dolgokat!
Kedves Ergo,
Bartók Béla út 39.
1114 Budapest
Látogatóknak
18 hozzászólás
Oszd meg velünk véleményed
Rung András | 2011. Apr. 18.
@corze: Szia, semmi gond. Én megtanultam, hogy az ilyen álkonfliktusok többnyire félreértésekből fakadnak. Mindig igyekszem normálisan válaszolni, hisz most is egy ilyen volt. Mindannyian rohanunk és gyakran van, hogy átsiklunk dolgok felett. Na, örülök, hogy ez is jól végződött!:) Jó munkát neked is!
corze | 2011. Apr. 18.
@Rung András: Kedves András
Igazad volt, pici felháborodva írtam írásom (bele ragadva más problémáim), igazából jobban belegondolok, van aki nem látja meg saját hibáit... "Igazából az egész élet a tanulásról szól"
Igazából sajnos én csak "Okos emberekkel találkoztam akik osztották az észt, mögöttes munka nélkül"
Én elkövettem azt a hibát, hogy nem mélyültem bele az írásokban, így már bele mélyülve...látom a hibát én követem -el. (bejegyzésemmel)
Így én is példáztam --- mivel bele ragadtam személyes problémámat.. levelembe, és ahogy elnéztem más is néha ezt teszi a munkájába. --
Felháborító levélre számítottam mikor megnéztem email fiókom (láttam a címzettet), és meglepődtem milyen kulturált hangnemű volt.
Hát sok sikert kívánok...azt hiszem rendszeres látogatója leszek Blogodnak. (amedig tudok)
Üdv:
Rung András | 2011. Apr. 18.
@corze: Mások elemzésével elsősorban az a célom, hogy azok akik rendszeresen olvassák a blogot tanulhassanak belőle és ne kövessék el azokat újra. Többen vannak, akik miután a saját oldalukról olvastak szintén kijavították a hibákat egyedül, vagy az én segítségemmel. Kicsit ingerültnek tűnsz, ha valamelyik elemzés megbántott, akkor vedd figyelembe, hogy jobbító szándékból írtam.
corze | 2011. Apr. 17.
Megnézném a te oldalaidat mivel te mindenben találsz hibát??? Jó nagy tudod lehetsz, évek óta az internettel foglalkozom d még rólad nem halottam...
heliox | 2010. Dec. 23.
Igen, de amit ő írt, mint hivatal, azt nem kell megőriznem. Ha nagyon kell, akkor majd keresse elő az ő irattára. Ott megvan.
Rung András | 2010. Dec. 22.
@heliox: Az igaz, hogy sokszor elfogadják a scanneltet, de én a Noguchit kizárólag olyan dokumentumok tárolására használom, amit rám zúdítanak. Hiába szeretném, hogy az apeh emailt írjon, még sok évig nem fog.
heliox | 2010. Dec. 22.
A papírt csak akkor kell elővenni, ha bíróság elé kerül a dolog. Addig elég a scannelt dokumentum. Eleddig még minden vitás esetben a scannelt PDF-et eMail-en elküldve elhitték, hogy a papírt is elő tudnám venni. (Pedig egyáltalán nem biztos.)
Rung András | 2010. Nov. 12.
@pulykakakas: A kudarc úgy értendő, hogy a géppel dolgozó emberben van egy vágy, hogy sok minden digitálisan legyen, mert az kicsi, kereshető, sokszorosítható stb. Viszont vannak nem kis számban nem kooperatív partnerek. Bankok, magyar állam stb. Akik nem gyorsan változnak. Amíg a zöld számla drágább mint a sima, vagy csak 3 hónapig lehet online lekérdezni a banki adatokat, addig jobb megőrzini a kimutatásokat. Persze ez változhat. Azaz jobb elfogadni, hogy ők ilyenek, egyelőre erősebbek és alkalmazkodni kell.
pulykakakas | 2010. Nov. 12.
@Rung András:
"Igen, szerintem azért fontos a géptől való függetlenedés, mert a papírjaid eleve arról szólnak, hogy kudarcot valottál."
Sajnálom, de ezt nem értem :-(
A nem digitálisan érkező dolgok digitalizálhatók és továbbvihetők úgy, de valóban nem mindig éri ez meg. Ráadásul egy jól felépített kézi rendszerben (mint amit leírtál pl.) sokan sokkal jobban eligazodnak, mint egy gépi nyilvántartásban.
Rung András | 2010. Nov. 12.
@pulykakakas: Igen, szerintem azért fontos a géptől való függetlenedés, mert a papírjaid eleve arról szólnak, hogy kudarcot valottál. Nincs meg digitálisan minden. Attól, hogy digitális nyomokat hagysz még az emberek fognak neked küldeni mindenféle dokumentumokat.
pulykakakas | 2010. Nov. 12.
Tetszik! Bár, ha van rá lehetőség, szerintem is, a szkennelés és címkézés a jó annak aki gép előtt ül folyton, de még egy gépi rendszer mellett is mindig kellenek kiegészítő módszerek. És a beszkennel iratokat is el kell rakni, arra is kiváló amit írsz. Meg aztán nem mindent kell géppel csinálni még egy erp rendszerben sem, néha pár offline ötlet nagyon hatásos lehet. A japánok ebben nagyon jók, nagyon sok okos ötletük van.
Rung András | 2010. Nov. 04.
@Bővíz László - JUEX: Laci szerintem próbáld ki, a veszteni való minimális, a papírok nagy részét nem használod, a memóriád jó. Nekünk van ez kitalálva. És tök jó, hogy kommentelsz!:)
Bővíz László - JUEX | 2010. Nov. 04.
Saját tapasztalatomban az archiválandó iratok olyan kis százalékát kell ismételten elővenni, hogy...
Áááh lehet, hogy kipróbálom...
papírfüggő vagyok :)
fromdtod | 2010. Oct. 30.
Én most digitalizáltam mindent. Tehát komoly könyvtárrendszerben vannak a hivatalos dokumentumok, számlák, szerződések minden. És amin nincs az aláírásom, az megy egy olyan dobozba, amelyből aztán mikor megtelik, akkor megy a pincébe... Úgy döntöttem, hogyha valamire nagyon szükség van papíros szinten, azt hosszú kereséssel fogom tudni megtalálni, de nem kell előtte fűznöm, tárolnom, cimkéznem. És főleg nem foglalnak helyet a dossziék. Én lb 40 dossziénál tartottam az elmúlt 10 év eredményeképp...
De tényleg szép a módszer mit mutattál. És a szépség az jó dolog...
Rung András | 2010. Oct. 27.
@zsuzskaa: Szerintem szeretni fogod. Az a lényeg, hogy minél színesebb-érdekesebb, szebbek a borítékok az ember annál szívesebben csinálja. A bejegyzésben nem írtam, de jó, ha mindig van otthon tartalék boríték. Érdemes venni 50-100 db, az elég egy fél évre. A fecnikhez javaslom azokat a ragaszthatós papírokat, amiket szerződéseknél az aláírás helyéhez szoktak rakni. Én ezt mindig is nagyon utáltam csinálni, amióta Noguchi van, még szórakoztatni is szokott.
Rung András | 2010. Oct. 27.
@Ketszeri: Amit mondasz az jó megoldás, ha többen dolgoznak vele, vagy tényleg nagyon sok dokumentum van. Kevés dokumentumnál (évi pár száz) azonban nem hatékonyabb szerintem. Kb. 5-10 mp-vel gyorsabb lehet az előkeresés viszont gépnél kell ülnöd ehhez. Azaz az előkeresés csak a gép társaságában működik. Az elrakás viszont lassabb, hisz a papír vagy a postaládából, táskából, nyomtatóból jön. Ezt rögtön rakhatod a polcra, ha viszont iktatsz, akkor odaülsz a géphez, megnyitod az iktató fájlt stb. Azaz elbukod az időt, amit nyersz előkeresésnél.
Az iktatórendszerrel ismét gond van, ha be akarod vezetni a használati gyakoriságot, hisz be kell vezetned, hogy mikor használtad utoljára. Egyébként csak név alapján tudsz keresni valamit. Szóval én úgy látom, hogy a rendszer, amit javasolsz igazán nagyobb szervezeteknek (3-4 embertől) lehet kiváló megoldás.
zsuzskaa | 2010. Oct. 27.
egész jó, ezt kipróbálom otthon,hátha nem keveredek bele majd a papírokba:)
Ketszeri | 2010. Oct. 27.
Digitálisan iktatod egy iktató rendszerben és az eredeti példányt elrakod az iktatószám szerinti sorrendben? Havi pár darabtól több 10K iratig is garantáltan működik, csak nem ilyen "fancy" és a neve is béna.