Mit szeretünk az Asanában?

  • Rung András
  • 2017. máj. 12.
  • nincs hozzászólás
  • 5 perc

Korábbi cikkünkben már részletesen leírtuk, hogy a KKV-k számára elérhető online projektmenedzsment eszközök közül miért éppen az Asanát választottuk. Az Asanát a cégünkben 2013 óta használjuk, mind UX és webfejlesztési projektek menedzselésére, mind a céget érintő, általános feladatok nyilvántartására és intézésre. Meggyőződésünk, hogy valamilyen online projektmenedzsment-eszközt minden vállalkozásnak kell használnia, hiszen kizárólag e-mailekkel és excel táblázatokkal nem lehet projekteket hatékonyan menedzselni. Az Asanát kiegészítve cégünknél Slacket használunk a munkatársak közötti kommunikációra.

Az Asana egyik legnagyobb erősségének a barátságos és könnyen áttekinthető interfészt találjuk. A funkcionális egységek jól elkülönülnek egymástól, a legfontosabb elemek vizuálisan hangsúlyosak. A dashboard felépítése logikus és könnyen áttekinthető, a bal oldali sidebarban találhatóak az általunk létrehozott projektek, a képernyő középső részén pedig az adott taskhoz (feladathoz) tartozó kommentek olvashatóak.

Asana dashboard

Asana dashboard

A kezelőfelület könnyen megtanulható, a vizuális elemek (ikonok, tipográfia stb.) egyértelművé teszik az alapvető funkciók használatát, úgymint új feladat hozzáadása, egy adott feladat hozzárendelése valakihez stb.

Új feladat (task) hozzáadása

Új feladat (task) hozzáadása

A dashboardon belül létrehozhatunk külön projekteket, a projekten belül pedig kisebb tematikus egységeket, ún. szekciókat (pl. egy webfejlesztési projektnél ilyen lehet a Design, Frontend, Backend stb.), ez áttekinthetővé teszi a bonyolultabb struktúrájú és sok feladatot tartalmazó projekteket is.

A projekten belüli szekciók segítik a feladatok könnyebb áttekintését

A projekten belüli szekciók segítik a feladatok könnyebb áttekintését

Nagyon hasznos funkciónak találjuk, hogy külön lehet szűrni a még folyamatban lévő feladatokra és a már elvégzettekre is – ez különösen akkor hasznos, ha egy korábban már elvégzett feladatot érintő információra lenne újból szükségünk.

Az elvégzett és még folyamatban lévő feladatokra külön lehet szűrni

Az elvégzett és még folyamatban lévő feladatokra külön lehet szűrni

Fixálni lehet azokat az információkat, amikhez a projektek elvégzése során többször szükségünk van, jellemzően ez webfejlesztési projekteknél a különböző szerverek elérhetősége, login adatok stb. – így ezeket nem kell külön dokumentumban tárolni, bármikor könnyen elérhetőek.

A gyakran használt adatokat rögzíteni tudjuk, így könnyen visszakereshetőek

A gyakran használt adatokat rögzíteni tudjuk, így könnyen visszakereshetőek

A feladatok kategorizálását és priorizálását tagek segítik (critical, important, needs help stb.) – ezek egyrészt orientálják a felhasználót, másrészt vizuálisan is segítik eldönteni azt, hogy mely feladatok élveznek prioritást.

A tagek segítik a feladatok priorizálását

A tagek segítik a feladatok priorizálását

Egy adott projekt állását vizuálisan is nyomon lehet követni, könnyen lekérdezhető, hogy az összes feladat (task) közül mennyi teljesült már és mennyi van még hátra.

A grafikonon láthatóak a már elkészült és a hátralévő feladatok száma és időbeli eloszlása

A grafikonon láthatóak a már elkészült és a hátralévő feladatok száma és időbeli eloszlása

Az Asana különösen hasznos funkciója az ún. Inbox nézet, ahol értesítést kapunk a hozzánk rendelt feladatokról, illetve azokról a feladatokról is, amelyekben érintettek vagyunk.

Az új értesítések és feladatok áttekintését az Inbox nézet segíti.

Az új értesítések és feladatok áttekintését az Inbox nézet segíti.

Ezzel a módszerrel a legegyszerűbb áttekinteni a feladatainkkal kapcsolatos aktuális fejleményeket. Ezekről természetesen kérhetünk e-mailes értesítést is, illetve Slacken keresztül is adhatunk új feladatokat.

Heti rendszerességel ismétlődő feladatok

Heti rendszerességel ismétlődő feladatok

A feladatokra nemcsak egyszeri határidőt adhatunk meg, hanem ismétlődőre rakhatjuk, pl. heti riportok elkészítésénél lehet hasznos ez a funkció. Továbbá határidőnek nemcsak egy konkrét napot adhatunk meg, hanem napon belüli határidőt is meghatározhatunk (pl. 13 óra stb.).

Ha egy adott feladaton jelentős számú ember dolgozik együtt, akkor általunk gyakran használt funkció a feladat kapcsán érintett személy megjelölése (taggelése), így könnyen kialakítható egy párbeszéd a feladat megoldásáról. Ugyanakkor a párbeszédben részt vevők számára egyértelmű, hogy az adott megjegyzés kinek szól, így – az e-mailezéssel szemben – nem válik parttalanná a párbeszéd. Ezt a funkciót akkor is gyakran alkalmazzuk, amikor az Asana használatába a munkatársakon kívül az ügyfelet is bevonjuk, így az ügyfél számára is egyértelművé válik, hogy mikor várjuk az ő együttműködését, kommentjét.

Az Asana legfrissebb fejlesztésében lehetővé tette, hogy a projektelemek listaszerű felsorolása helyett a kártyás (board) nézetet használjuk, ami más projektmenedzsment eszközöknél (pl. Trello) már korábban is elérhető volt. Ennek a nézetnek hatalmas előnye a könnyebb vizuális áttekinthetőség és navigáció.

Kártyás elrendezés a jobb vizuális élmény érdekében

Kártyás elrendezés a jobb vizuális élmény érdekében


A SZERZŐRŐL

Rung András 2002 óta foglalkozik UX-szel. Az innovációt és az üzleti fókuszt mindig szem előtt tartja. Az első magyar webergonómiai könyv a Felhasználóbarát honlapok társszerzője. Cikkei a nemzetközileg is jelentős Smashing magazinban is megjelentek.

Szólj hozzá

 
Kérjük, írja be nevét!
Kérjük, írja be email hozzászólását!