Kövesd a japánokat! Tölts kevesebb időt az iratokkal!

Sokunk problémája, hogy bürokratikus hazánkban hiába szeretne az ember áttérni a digitális ügyintézésre, nem lehet. Aki üzlettel, munkával foglalkozik az nap, mint nap kapja a papírokat. Szerződések, számlák, munkaügyi papírok, apeh levelek, papírok az autóval kapcsolatban és még számtalan hasonló. Az ember szíve szerint dobná őket a kukába, de tudja, hogy nem lehet, mert abból még komoly baja származhat. Ezért archiválunk. Pakoljuk a súlyos, nehezen kezelhető kapcsos könyvekbe az iratokat, vagy dossziékba szuszakoljuk őket, és persze sose találjuk meg azonnal, ami kell. Habár a blog elsősorban webes haszálhatóságra fókuszálok, fontosnak tartom, hogy időnként szó essen olyan területekről, amelyek általánosságban növelik a hatékonyságunkat.
Ezekre a problémára nyújt kiváló megoldást a japán Noguchi Yukio (vigyázat japánul van) iratkezelő rendszere, amelynek titka abban rejlik, hogy hatékony, de egyben játékos és egyszerű is. A dokumentumokat elsősorban nem kategóriánként, hanem időrendben rakjuk el. Ehhez A4-es borítékokat veszünk, amelyeknek a tetejét (kb. 5 cm) levágjuk, úgy hogy a dokumentum vége épp még kikandikáljon belőlük. A boríték gerincére ráírjuk, hogy mi van benne (pl. T-mobile szerződés) és aláírjuk, hogy mikori a dokumentum. Lehet pontos dátumot is írni, de sok esetben elég a hónap. Én egy vastag piros filctollat használok, de bármi más is megteszi. Összesen 3-4 szó szokott kiférni. Ebben természetesen a japánoknak előnyük, hogy az írásuknak köszönhetően több információt tudnak idezsúfolni, ami ráadásul könnyebben olvasható felülről lefelé, mint a magyar szöveg. Ne bánkódjunk azonban emiatt. Még így is jól muzsikál a rendszer. Egy borítékba egy iratot tegyünk pl. egy db. szerződés, egy levél stb. Nagyon egyforma dolgokat csoportosíthatunk is pl. októberi közmű levelek, számlák.

Így néz ki a boríték
A borítékba tett dokumentumot ezt követően a már learchivált dokumentumok végére helyezem. A gyorsabb előkeresés érdekében színes címkékkel jelölöm meg az egyes kategóriákat nagyobb témánként, amelyek száma optimális esetben 8-10 (pl. szerződések, autó papírok, munka papírok, számlás anyagok stb.). Ezeket színes fecnikkel jelölöm meg, amelyeknél minden szín egy-egy szinten van.
Mint láthatjuk a dokumentumok elrakása egyszerű, és jópofa a színes fecnik, filctollal való firkálás miatt. Az ember már sokkal nagyobb kedvvel végzi. De mi történik, ha valamire szükség van? Nos, ilyenkor a vékony borítékok gerincén nagyon gyorsan végig tudjuk pörgetni az ujjunk. A külső élet látjuk, ahol a felirat van, így egy percen belül akár 30-50 dokumentumot is át tudunk futni, amire a nehézkes kapcsos könyvvel nincs módunk. Ráadásul mivel segítenek minket a színes fecnik (pl. ha szerződést keresek, akkor csak a megfelelő fecnik borítékjait nézem meg), akár egy évnyi anyagot is át tudunk futni 1-2 perc alatt. Mivel általában az új anyagokra van szükségünk, így ez az idő mindig rövidebb.
Ha megvan a borítékunk, akkor használjuk, majd visszatesszük, de nem a “helyére”, hanem a sor végére. Ezt azért tesszük, mert azt mondjuk, hogyha egy iratra egyszer szükségünk volt, akkor az valami miatt fontos, úgyhogy jobb ha kéznél van. A legtöbb irat sose kerül elő. Évente, két évente nézzük át a sor végét, ahol a régi, sosem használt dokumentumok vannak. Amit kidobhatunk dobjuk ki, a fontos iratokat pedig őrizzük meg, de célszerű őket elrakni egy dobozba szem elöl, hisz nem igazán van rájuk szükségünk. Esetleg szelektáljunk később a dobozok közt is, hisz kinek kellenek a 90-es évek közmű számlái? A rendszert igazán jó szívvel ajánlom. Én egy éve vettem használatba és azóta papírokkal sokkal kevesebbet bajlódom, mint korábban. Mindent azonnal megtalálok. Valóban.

Előre kerül a használt dokumentum.


Az én Noguchim

A rendszer előnyei a minden irodában használt rendszerhez képest:

  • gyors elrakás
  • a régi rendszerhez nem kell nyúlni, csak a friss anyagokat rakjuk el Noguchiba
  • gyors előhívás
  • tudunk akkor is archiválni, ha nincs kéznél egy megfelelő mappa (pl. egy megbeszélés után beborítékozzuk a szükséges anyagokat, de csak otthon rakjuk el)
  • játékosság
  • erősíti a rugalmas szemléletünket

Ajánlom elsősorban magánzóknak-szabadúszóknak, vagy kisebb csoportoknak.
Angol hasonló leírások:
http://communicationnation.blogspot.com/2005/12/noguchi-filing-system.html
http://www.markforster.net/blog/2008/6/9/noguchi-filing-system.html
http://www.askunclemark.com/2007/01/time-sort-noguchi-filing-system.html

18 hozzászólás

Oszd meg velünk véleményed

Rung András | 2011. Apr. 18.

@corze: Szia, semmi gond. Én megtanultam, hogy az ilyen álkonfliktusok többnyire félreértésekből fakadnak. Mindig igyekszem normálisan válaszolni, hisz most is egy ilyen volt. Mindannyian rohanunk és gyakran van, hogy átsiklunk dolgok felett. Na, örülök, hogy ez is jól végződött!:) Jó munkát neked is!

corze | 2011. Apr. 18.

@Rung András: Kedves András

Igazad volt, pici felháborodva írtam írásom (bele ragadva más problémáim), igazából jobban belegondolok, van aki nem látja meg saját hibáit... "Igazából az egész élet a tanulásról szól"

Igazából sajnos én csak "Okos emberekkel találkoztam akik osztották az észt, mögöttes munka nélkül"

Én elkövettem azt a hibát, hogy nem mélyültem bele az írásokban, így már bele mélyülve...látom a hibát én követem -el. (bejegyzésemmel)

Így én is példáztam --- mivel bele ragadtam személyes problémámat.. levelembe, és ahogy elnéztem más is néha ezt teszi a munkájába. --

Felháborító levélre számítottam mikor megnéztem email fiókom (láttam a címzettet), és meglepődtem milyen kulturált hangnemű volt.

Hát sok sikert kívánok...azt hiszem rendszeres látogatója leszek Blogodnak. (amedig tudok)
Üdv:

Mind a 18 hozzászólás mutatása

Kérem írd be üzenetedet

Kérem írd be email címed!

Kérem írd be üzenetedet

Küld

Website-okat, mobil applikációkat és szoftvereket tervezünk, hogy segítsünk megvalósítani üzleti céljaidat!

Csapatunk

Kapcsolat

Kedves Ergo,

A nevem
. Az email címem
. Üzenetem:

ajánlott
cikkek

Find out more about the topic

Emberi idő

2013. jún. 17. | 2 perc olvasás

Felhasználó felületeinken gyakran kell megjelenítenünk időpontokat. Elvileg nem tűnik bonyolult feladatnak ez, de mivel egy felületen gyakran időpontok tömege jelenik meg (pl. egy emailkezelő, mint a ...

Drótváztervezési praktikák

2012. aug. 29. | 2 perc olvasás

Megközelítőleg egy éve adtam elő a drótvázakról. Sokszor dilemma kezdő tervezőknek, hogy kézzel vagy géppel érdemes tervezni, és mik is azok a lépések, amikre érdemes figyelni. Nekik segíthet ez a rövid...