Kövesd a japánokat! Tölts kevesebb időt az iratokkal!

Sokunk problémája, hogy bürokratikus hazánkban hiába szeretne az ember áttérni a digitális ügyintézésre, nem lehet. Aki üzlettel, munkával foglalkozik az nap, mint nap kapja a papírokat. Szerződések, számlák, munkaügyi papírok, apeh levelek, papírok az autóval kapcsolatban és még számtalan hasonló. Az ember szíve szerint dobná őket a kukába, de tudja, hogy nem lehet, mert abból még komoly baja származhat. Ezért archiválunk. Pakoljuk a súlyos, nehezen kezelhető kapcsos könyvekbe az iratokat, vagy dossziékba szuszakoljuk őket, és persze sose találjuk meg azonnal, ami kell. Habár a blog elsősorban webes haszálhatóságra fókuszálok, fontosnak tartom, hogy időnként szó essen olyan területekről, amelyek általánosságban növelik a hatékonyságunkat.
Ezekre a problémára nyújt kiváló megoldást a japán Noguchi Yukio (vigyázat japánul van) iratkezelő rendszere, amelynek titka abban rejlik, hogy hatékony, de egyben játékos és egyszerű is. A dokumentumokat elsősorban nem kategóriánként, hanem időrendben rakjuk el. Ehhez A4-es borítékokat veszünk, amelyeknek a tetejét (kb. 5 cm) levágjuk, úgy hogy a dokumentum vége épp még kikandikáljon belőlük. A boríték gerincére ráírjuk, hogy mi van benne (pl. T-mobile szerződés) és aláírjuk, hogy mikori a dokumentum. Lehet pontos dátumot is írni, de sok esetben elég a hónap. Én egy vastag piros filctollat használok, de bármi más is megteszi. Összesen 3-4 szó szokott kiférni. Ebben természetesen a japánoknak előnyük, hogy az írásuknak köszönhetően több információt tudnak idezsúfolni, ami ráadásul könnyebben olvasható felülről lefelé, mint a magyar szöveg. Ne bánkódjunk azonban emiatt. Még így is jól muzsikál a rendszer. Egy borítékba egy iratot tegyünk pl. egy db. szerződés, egy levél stb. Nagyon egyforma dolgokat csoportosíthatunk is pl. októberi közmű levelek, számlák.

Így néz ki a boríték
A borítékba tett dokumentumot ezt követően a már learchivált dokumentumok végére helyezem. A gyorsabb előkeresés érdekében színes címkékkel jelölöm meg az egyes kategóriákat nagyobb témánként, amelyek száma optimális esetben 8-10 (pl. szerződések, autó papírok, munka papírok, számlás anyagok stb.). Ezeket színes fecnikkel jelölöm meg, amelyeknél minden szín egy-egy szinten van.
Mint láthatjuk a dokumentumok elrakása egyszerű, és jópofa a színes fecnik, filctollal való firkálás miatt. Az ember már sokkal nagyobb kedvvel végzi. De mi történik, ha valamire szükség van? Nos, ilyenkor a vékony borítékok gerincén nagyon gyorsan végig tudjuk pörgetni az ujjunk. A külső élet látjuk, ahol a felirat van, így egy percen belül akár 30-50 dokumentumot is át tudunk futni, amire a nehézkes kapcsos könyvvel nincs módunk. Ráadásul mivel segítenek minket a színes fecnik (pl. ha szerződést keresek, akkor csak a megfelelő fecnik borítékjait nézem meg), akár egy évnyi anyagot is át tudunk futni 1-2 perc alatt. Mivel általában az új anyagokra van szükségünk, így ez az idő mindig rövidebb.
Ha megvan a borítékunk, akkor használjuk, majd visszatesszük, de nem a “helyére”, hanem a sor végére. Ezt azért tesszük, mert azt mondjuk, hogyha egy iratra egyszer szükségünk volt, akkor az valami miatt fontos, úgyhogy jobb ha kéznél van. A legtöbb irat sose kerül elő.  Évente, két évente nézzük át a sor végét, ahol a régi, sosem használt dokumentumok vannak. Amit kidobhatunk dobjuk ki, a fontos iratokat pedig őrizzük meg, de célszerű őket elrakni egy dobozba szem elöl, hisz nem igazán van rájuk szükségünk. Esetleg szelektáljunk később a dobozok közt is, hisz kinek kellenek a 90-es évek közmű számlái? A rendszert igazán jó szívvel ajánlom. Én egy éve vettem használatba és azóta papírokkal sokkal kevesebbet bajlódom, mint korábban. Mindent azonnal megtalálok. Valóban.

Előre kerül a használt dokumentum.


Az én Noguchim

A rendszer előnyei a minden irodában használt rendszerhez képest:

  • gyors elrakás
  • a régi rendszerhez nem kell nyúlni, csak a friss anyagokat rakjuk el Noguchiba
  • gyors előhívás
  • tudunk akkor is archiválni, ha nincs kéznél egy megfelelő mappa (pl. egy megbeszélés után beborítékozzuk a szükséges anyagokat, de csak otthon rakjuk el)
  • játékosság
  • erősíti a rugalmas szemléletünket

Ajánlom elsősorban magánzóknak-szabadúszóknak, vagy kisebb csoportoknak.
Angol hasonló leírások:
http://communicationnation.blogspot.com/2005/12/noguchi-filing-system.html
http://www.markforster.net/blog/2008/6/9/noguchi-filing-system.html
http://www.askunclemark.com/2007/01/time-sort-noguchi-filing-system.html

18 hozzászólás

Oszd meg velünk véleményed

Mind a 18 hozzászólás mutatása

Kérem írd be üzenetedet

Kérem írd be email címed!

Kérem írd be üzenetedet

Küld

Website-okat, mobil applikációkat és szoftvereket tervezünk, hogy segítsünk megvalósítani üzleti céljaidat!

Csapatunk

Kapcsolat

Kedves Ergo,

A nevem
. Az email címem
. Üzenetem:

ajánlott
cikkek

Tudj meg többet a témáról

Mi az a hangalapú kezelőfelület és miért van rá valójában szükség?

2020. aug. 11. | 13 perc olvasás

A hangalapú kezelőfelületek az élet számos területén jelen vannak. Néha kifejezetten hasznosak, például ha fontos az érintésmentes használat, mondjuk egy járvány idején, közterületen, vagy bármikor egy...

Mi az a service design és miért kell egy banki szolgáltatást megtervezni?

2020. Júl. 02. | 15 perc olvasás

Egy szolgáltatás életciklusát 5 részre oszthatjuk fel az ITIL (Information Technology Infrastructure Library, azaz a Információs Technológiai Infrastruktúra Könyvtára) módszertana szerint: Szolgáltatás...