Ezért érdemes UX szabadúszókkal dolgozni

Ha időnként digitális projekteket vezetsz, előbb-utóbb be kell ismerned, hogy szükséged van néhány UX-szakemberre. Az is lehet, hogy már nagyon régóta tisztában vagy ezzel, de eddig halogattad azt a döntést, hogy megtedd az első lépést. Ennek több oka is lehet. Nem vagy tisztában azzal, hogyan válaszd ki a megfelelő UX-szakembereket, hiszen ez nem tartozik a szakterületedhez. Elképzelhető, hogy azt gondolod, hogy drágák, és a legügyesebb UI-designered is képes ellátni a UX-feladatokat. Vagy netán úgy véled, hogy a UX-esek kiválasztásának és beillesztésének folyamata bonyolult, és nincs erre időd.

Amint azt a kedvenc produktivitásról szóló könyvedből már bizonyára tudod, a halogatás sosem visz közelebb a kitűzött célokhoz. Itt az ideje tehát változtatni, és beszervezni néhány UX szakértőt a céghez, mielőtt túl késő lenne, és az összes digitális projekt kudarcot vallana.

A lehetőségek felmérése előtt érdemes megnézni, melyek a legfontosabb kritériumok a kiválasztási folyamat során:

• A projekt(ek) mérete
• Munkaterhelés stabilitása
• Költségvetés
• Az üzleti céljaidhoz való igazodás
• Rugalmasság
• Megbízhatóság
• Szakmaiság szintje
• Specializáció
• Innovatív megközelítés
• Átadási folyamat
• Kríziskezelés
• Kommunikációs és előadói készségek
• Kihívásorientált megközelítés

A munkaerő-felvételi igények megoldására három lehetőség áll rendelkezésedre: ügynökségek, szabadúszók vagy egy házon belüli csapat. A kérdés valójában annak meghatározása, hogy kivel érdemes együttműködnöd egy adott projektfelállítás során. Számtalan jó lehetőséged van, de a megfelelő választás valójában az adott helyzettől és a munka terjedelmétől függ. A megoldás kulcsa, hogy olyan szakértőket válassz, akik megfelelnek a céljaidnak és elvárásaidnak, anélkül, hogy pusztán azért zárnád ki őket, mert olyan körbe esnek, amelyet nem is terveztél figyelembe venni. Soha ne tekintsd a „designer”, a „szabadúszó UX” és a „terméktervezési ügynökség” címkéket többnek, mint egy címkének. A munkájuknak magukért kell beszélniük.

Ha UX-es segítségre van szükséged, az első választás nyilvánvalóan az, hogy teszteld a teljes UX-folyamatot szabadúszókkal. Bármely országban könnyedén megtalálhatóak, és ha az adott országban nem sikerül egy jó szakembert alkalmaznod, akkor felkereshetsz és szerződtethetsz valakit a közelben, akivel alkalmanként a valóságban is találkozhatsz. Ez az első megközelítés, ami eszembe jut, de lássuk, hogy ez jó ötlet-e… vagy sem.

A UX szabadúszókkal való együttműködés előnyei

Azt kapod, amit látsz

Ezt szó szerint értem. A rendkívül szimpatikus fickó, aki megérti az összes kérésed, kívánságod és célod, ugyanaz a fickó lesz, aki megtervezi azokat. Ennek legalább két előnye van. Először is, sokkal praktikusabban felmérheted, hogy tetszeni fog-e Neked a csapat, mert az értékesítési ciklus során találkozhatsz velük. Egyszerű.

További előnye, hogy számon kérheted rajtuk azt, amire ígéretet tettek Neked. Az értékesítő megígérte, hogy az alkalmazás valamennyi állapotára terveznek képernyőket? Ebben az esetben a terméktervező srác már nem mondhatja, hogy nem tudott erről az ígéretről!

Szuperhősök fillérekért

A kiváló UX-stratégák nagyon drágák lehetnek. Ha olyan ismert ügynökségekhez fordulsz, mint a Designit vagy a Frog, és a legerősebb UX-szakembereiket kéred fel, akkor könnyen előfordulhat, hogy 2.000-3.000 euró/nap összeget kell fizetned. Ez nem kevés pénz. Megéri? Nos, ez attól függ, hogy milyen hatással van a termékre, ahol az ő tudásukat veszed igénybe. Azonban nem feltétlenül van szükséged a McKinsey vagy a KPMG embereire egy tetemes összegért. Amennyiben alaposan ismered a UX-hálózatot, akár 800-1.000 euró/nap áron is találhatsz valódi UX-stratégákat, még olyan drágább országokban is, mint Hollandia vagy Belgium (az USA-ban talán kicsit bonyolultabb a helyzet). A közép-európai országokban, mint Magyarország vagy Szlovákia, 300-400 €/nap áron is találhatunk igazán erős szakembereket. Persze ehhez kapcsolatokra, szerencsére és kitartásra van szükséged. Nincs ingyen ebéd, még a UX területén sem.

Alkalmazd a legjobbakat

A szabadúszó munkatársakkal folytatott néhány sikeres projekt után ajánlhatsz nekik egy kedvező fizetést azzal a szándékkal, hogy felvedd őket. Közülük néhányan igent fognak mondani, ha tisztességes pénzt kínálsz, és a szabadságuk néhány szimbolikus elemét fenntartod, mint például több home office-idő vagy rugalmas munkarend, nagyobb szólásszabadság, kevesebb adminisztrációs feladat stb. Így megtarthatják azokat a dolgokat, amelyeket igazán szerettek a szabadúszó életükben, és búcsút mondhatnak a bizonytalanságnak, amit annyira rühelltek. Mi az Ergomaniánál is szívesen alkalmazunk szabadúszóként dolgozó embereket, mert ők a legtöbbször független, proaktív és megbízható emberek, viszont tetszik nekik az a biztonság, amit mi tudunk nyújtani nekik. Néhányan a legjobb kollégáink közül szabadúszók voltak, mielőtt csatlakoztak a csapatunkhoz.

Szívesen tanítanak 

A szabadúszók gyakran filantrópok és idealisták. Hisznek egy jobb világban. Változást szeretnének elérni, és mi mással lehetne könnyebben hatást gyakorolni a világra, mint azzal, hogy tanítjuk az ügyfeleinket? Amennyiben úgy vélik, hogy nem akarod kihasználni őket és később eldobni, nagyon szívesen tanítanak és képeznek… sokszor még ingyen is.

Új barátokra tehetsz szert

Talán nem ez a legfontosabb tényező a UX-csapat kiválasztásakor, de ha a megfelelő szabadúszókat alkalmazod, olyan valódi emberi kapcsolatokat építhetsz ki velük, amelyek évtizedekig tarthatnak. Ha tisztességesen megfizeted őket, és érzik a tiszteleted, akkor szívüket-lelküket beleadják a projektbe. Ráadásul, ha hasonló elveket képviseltek, és közösen megoldotok néhány nehéz rejtvényt, az értékes barátsághoz vezethet.

A helytelen választás könnyen korrigálható

Mindenki követ el hibákat. Még a UX-szakemberek kiválasztásakor is. Ha helytelen UX-szakértőt választottál, bár jobbnak tűnt, vagy egyszerűen túlterhelt más projektekkel, ez egy olyan probléma, amelyet orvosolhatsz. A szabadúszókat sokkal könnyebb lecserélni, mint az alkalmazottakat vagy ügynökségeket. Amikor megszakítasz egy kapcsolatot, légy tisztességes, és fizess a már kapott valós értéknek megfelelően.

Tesztelj több szakembert

Ha nagyszámú UX feladattal van dolgod, kezdetben több szabadúszót is felkérhetsz, hogy ugyanazon a feladaton dolgozzanak (így össze tudod hasonlítani az eredmények minőségét), vagy párhuzamosan dolgozzanak különböző feladatokon (így szintén össze tudod hasonlítani a minőséget és a hozzáállást). Idővel a legjobban teljesítőket megtarthatod; a kevésbé kiemelkedőktől nem túl körülményes elbúcsúzni.

Kisebb kihívásokat is örömmel vállalnak

A szabadúszók legtöbbször nem túlzottan válogatósak. Elvállalnak kisebb projekteket, és odafigyelnek ezekre a kisebb kihívásokra is. Szükséged van egy WordPress sablon testreszabására, vagy a webshop értékesítési folyamatának tölcsérvégét szeretnéd kijavítani, esetleg egy kapcsolatfelvételi űrlapot kell újratervezned? Az ilyen feladatok számukra nem jelentenek gondot, és néha néhány száz euróért is megoldhatod a sürgető problémáidat.

Töltsd ki a hézagokat

Meglehetősen állandó munkaterheléssel rendelkezel, de időről időre szükséged van még néhány emberre? Ilyen időszakokban a legegyszerűbb szabadúszókat szerződtetni. Nyugodt időszakokban nem kérnek eleséget, de amikor megdörren a haddob, akkor harcba hívhatod őket. Amikor pedig vége a háborúnak, egyszerűen finoman elengedheted őket. Természetesen, ha vannak olyan szabadúszók, akiket elég gyakran alkalmazol a projektjeidben, akkor a kevésbé aktív időszakokban is szórakoztatnod kell őket, mert különben elmennek. Előfordulhat, hogy kapnak egy nagy projektet Zürichből, és nagyon fájdalmas lesz a hiányuk, amikor újra szükséged lenne rájuk.

A UX szabadúszókkal való munka hiányosságai

Eltűnnek

A legtöbb szabadúszó tisztességes ember, de azért okozhatnak meglepetéseket. Különböző okokból teljesen vagy részben eltűnhetnek: betegség, más, fontosabb projektek, családi gondok, sérült egó stb.

Hogyan kezelheted ezt?

• A szerződésekben megfelelően kezeld a Vis major ügyeket, és tartalmazzon szankciókat eltűnés esetére.
• Dokumentáld és kövesd az összes lépést. Ha végleg eltűnnek, átadhatod a projektet egy új szabadúszónak vagy egy megbízhatóbb ügynökségnek.
• Legyen egy tartalék szabadúszó vagy egy kisebb ügynökség, amely átveszi a munkát, ha valamelyikük eltűnik.

Önfejűek lehetnek

A szabadúszók nem feltétlen jó diplomaták. Általában a mindenki javára való előnyben hisznek, és inkább harcba szállnak ellened, ha úgy gondolják, hogy az általad ajánlott megoldás rossz. Figyelj! Lehet, hogy igazuk van, és csak a kommunikációs stílusuk nem túl kifinomult. Néhányan közülük azonban nem figyelnek eléggé a valóságra, és olyan megoldásokhoz ragaszkodnak, amelyek a Te kontextusodban nem alkalmazhatók.

Hogyan kezelheted ezt?

• Bizonyosodj meg arról, hogy a UX-szakértő tisztában van a célokkal, a KPI-kkel, az OKR-ekkel (célkitűzések és kulcsfontosságú eredmények) és a kontextussal, hogy képes legyen megalapozott döntéseket hozni. A háttér megfelelő megértése nélkül senki sem képes jó döntéseket hozni.
• Figyelj a korai jelekre az értékesítési és szerződéskötési folyamat során. Inkább ebben a fázisban katapultálj, mint két hónappal később, amikor az átadás-átvétel rendkívül kínkeserves lesz.

Ők is drágák lehetnek

Annak ellenére, hogy a szabadúszók általában kevesebbért dolgoznak, mint az ügynökségek, nem mindig olcsók. Miután nem rendelkeznek azzal a speciális szaktudással, ami sok esetben egy nagyobb csapat esetében megvan, a hiányzó tudásrészletek megszerzésének árát Te leszel kénytelen megfizetni. Feltételezzük, hogy új ajánlatodban egy Voice csatornára van szükséged, vagy kifejezetten oda kell figyelned az akadálymentesítésre. Nem mondják majd, hogy nem tudnak segíteni Neked. Csak be fogják árazni, hogy meg kell tanulniuk ezeket az új készségeket, és Te leszel az az ostoba, aki fizeti az oktatásukat, míg egy nagyobb csapat egyszerűen elküldhetné a megfelelő szakembert a szükséges alprojekt elvégzésére. Ugyan a legtöbb szabadúszó olcsóbb, mint egy ügynökség, de néhányan közülük drágák is lehetnek. Lengyelországban például 300 €/nap áron dolgozhat egy ügynökség, de találkozhatunk olyan szabadúszókkal is, akik 500-600 €/nap árat kérnek. Ha nem ismered a célországban érvényes árakat, nagyon rosszul járhatsz. Természetesen, ha magasabb árért találsz egy szuperhőst, egyszerűen vedd fel, mert öt másik ember munkáját fogja elvégezni.

Hogyan kezelheted ezt?

• Ha egy másik országból veszel fel embereket, tájékozódj helyi informatikus ismerőseidnél az árakról. A helyi árakat gyakran megtalálhatod tanulmányokban és cikkekben, és ne felejts el több, azonos szintű szakértelemmel rendelkező szabadúszótól is árat kérni, hogy összehasonlíthasd ajánlataikat.
• Ha kétségeid vannak a szabadúszó módszertani vagy a kérdéses témában való jártasságát illetően, kérj referenciákat a projekt minden egyes elvégzendő lépésére vonatkozóan. Ne fogadj el általános hangvételű válaszokat.

Gyűlölik az utazást és a helyszíni munkát

Egyes szabadúszók szeretik a kalandot, de a legtöbben nem. Szeretik a szabadságot, amely azt jelenti számukra, hogy megválaszthatják, hol dolgoznak. Rendszerint van egy igényesen berendezett otthoni irodájuk, amelyet nem szívesen adnak fel egykönnyen.

Hogyan kezelheted ezt?

• Csak akkor kérj helyszíni munkát, és utazást, ha az valódi előnnyel jár. A COVID-19 során megtanultuk, hogy a legtöbb esetben a távoli munkavégzés is tökéletesen megfelel.
• Amennyiben valóban szükséged van rá, ösztönözd az utazást és a helyszíni munkát. Ne légy fukar az utazási költségekkel kapcsolatban; ne vitatkozz a taxiszámlákon.
• Amikor meglátogatják az irodát, beszélgess velük, így pozitív hangulatot teremthetsz a közös munka köré.
• Fejtsd ki a közös munka értékét a projekt szempontjából. Ellenőrizd, hogy érveid racionálisan hangzanak-e. Ha nem, akkor talán jobb, ha elfelejted a dolgot.
• Biztosíts a szabadúszók számára olyan magas színvonalú környezetet, amely felveszi a versenyt az otthoni irodájukkal: hatalmas íróasztal, extra monitor, erős Wi-Fi, csendes környezet.

Ki nem állhatják az adminisztrációt

Igen, mindannyian. Az adminisztrációban a szabadúszók többnyire gyengék. Hibáznak a számlával, elfelejtik időben ellenőrizni a 15 oldalas keretszerződést, és így tovább. Hogy miért? Azért, mert tervezni szórakoztató, jogi vagy könyvelési dolgokkal foglalkozni pedig unalmas. Más lenne a helyzet, ha ügyvédek vagy könyvelők lennének, és nem tervezők. Minden egyes pillanat, amit az adminisztrációval töltenek, időt vesz el a tervezéstől, amit szeretnek.

Hogyan kezelheted ezt?

• Állíts össze könnyen emészthető, rövid szerződéseket a szabadúszók számára.
• Az adminisztráció mértékét tartsd a szükséges minimumon, de emellett maradj szigorú.
• Biztosíts számukra adminisztratív segítséget a szerződés értelmezéséhez, megfelelő kitöltéséhez stb.
• Rendszeres partnereiddel köss keretszerződéseket, és az egyes projektekhez használj egyedi megrendelőket.
• Amennyiben csendben vannak, kérdezd meg tőlük, hogy hol akadnak el.
• Alakíts át minden folyamatot digitálissá; használj olyan rendszereket, mint a docusign.com vagy a hellosign.com. Szüntesd meg a papír használatát.

Túl sok projektet vállalnak el

Némelyik szabadúszó olyan, mint az ősember. Fogalmuk sincs, mikor tudják elejteni a következő mamutot vagy elkapni a következő kisnyulat. Ezért előszeretettel vállalnak el minden projektet, ami csak az útjukba kerül. Ki tudja, hogy ez lesz-e az utolsó projekt? Gyűjtsünk hát össze mindent. Bár ez a hozzáállás elég racionálisan hangzik (és bizonyos értelemben racionális is), mégis előfordulhat, hogy olyan helyzetbe kerülsz, hogy akkor vállalják el a Te projekted, amikor már teljesen túlterheltek. Egyensúlyozni kezdenek több projekt teljesítése között, ez azonban alacsonyabb minőséghez, frusztrációhoz vagy fontos határidők elmulasztásához vezethet.

Hogyan kezelheted ezt?

• Szerződéskötés előtt próbáld meg felmérni, hogy túlterheltek-e. Ha pedig igen, beszélj velük a megoldásról, vagy lépj vissza.
• Rendelkezz tartaléklehetőséggel.
• Figyelj a korai jelekre, és időben beszélj a megoldásról.
• Ha az adott szabadúszó a legjobb választás, fizesd meg őt megfelelően, hogy prioritást kapjon a projekted.

Nehezen meggyőzhetőek a saját szoftvered használatáról

Ahogy korábban említettük, a szabadúszók szeretik a szabadságukat. Különösen makacsok a saját szoftverük kiválasztásában. A vállalati környezetben dolgozók hozzászoktak ahhoz, hogy a rendelkezésükre bocsátott eszközöket és szoftvereket használják. A szabadúszókat viszont nagyon nehéz meggyőzni arról, hogy a szoftvered használják; meggyőződésük, hogy az ő megoldásaik jobbak, mint a Tiéd. A gond az, hogy lehet, hogy igazuk van, de te nem tehetsz ez ellen semmit!

Hogyan kezelheted ezt?

• Ragaszkodj a szabványosított outputokhoz, de egyéb tekintetben ne korlátozd őket.
• Támogasd őket abban, hogy megértsék a projektmenedzsment eszközeit és gépezetét.
• Nézd meg az ő eszközeiket, és ha azok jobbak, próbáld meg adaptálni őket.

Alaposan fontold meg, mielőtt junior szabadúszókkal dolgozol!

Egy szabadúszónak sokkal több készséget kell elsajátítania, mint egy vállalati tervezőnek. Junior szabadúszókkal a folyamatok sokkal könnyebben szétesnek. Nagyon gyakori tünet a határidők elmulasztása és a gyenge termékek leadása vezetői útmutatás nélkül, ha junior szabadúszók dolgoznak.

Hogyan kezelheted ezt?

Kerüld el ezt a lehetőséget, kivéve, ha a junior terveződ nagyon kedvező áron dolgozik, és a gyenge eredmények és a határidők elmulasztása rendkívül alacsony hatással lesz a vállalkozásodra. Ez azonban nagyon ritka eset!

Kisebb mértékű hajlandóság az extra kérések tolerálására

A projektjeid során minden bizonnyal felmerülnek olyan extra kérések, amelyek nem kerültek előzetesen megbeszélésre vagy rögzítésre. Amikor egy ügynökséggel dolgozol, akkor tapasztalt accountok állnak az oldalukon, akik hatékonyan tudják kezelni a kéréseid.  Extra pénzt számítanak fel a kéréseidért, vagy ha nem vagy hajlandó többet fizetni, akkor egyszerűen udvariasan elutasítanak, vagy meggyőznek arról, hogy az extra kéréseid valójában károsak a saját vállalkozásodra nézve. A szabadúszók nem annyira értenek az ilyen „apró” kérések kezeléséhez. Ők egyszerűen nemet mondanak, néha nem túl udvariasan, vagy vállalják a plusz munkát, de legbelül minden pillanatban átkoznak Téged, miközben a kéréseden dolgoznak. Kit érdekel, gondolhatnád. Nos, ennek számos negatív hatása van. Gyengébb minőségű szolgáltatást nyújthatnak neked, vagy egyszerűen nem vállalnak új projekteket tőled, mert bonyolult ügyféllé nyilvánítanak.

Hogyan kezelheted ezt?

• Kínálj fizetséget a további kérésekért. Ne úgy próbálj pénzt spórolni, hogy nagyobb problémákat okozol.
• Ha nehezen dönthető el, hogy a kérésed kiegészítő vagy az eredeti megállapodásban foglaltak szerint kell-e teljesíteni, üljetek le, beszéljétek meg, és jussatok közös megegyezésre. Ne élj vissza az erőddel!

Nem vállalnak kockázatot

A szabadúszók korlátozott erőforrásokkal rendelkeznek az idő és a pénz tekintetében, és ezt ők is tudják. Egy olyan projekt, amely nagyobb lesz, mint amekkorát kezelni tudnak, számukra katasztrofális lehet. Ezért igyekeznek a lehető legjobban elkerülni a kockázatot. Nem vállalnak nagyobb megbízásokat fix áron, és megpróbálnak meggyőzni, hogy a projektek T&M felállás szerint fussanak. Ez azt jelenti, hogy Te viseled az összes kockázatot, még a szabadúszók által generáltakat is.

Hogyan kezelheted ezt?

Legjobb, ha elfogadod a valóságot. Ha igazán kedveled a szabadúszót, mert jó ember és jó szakember, vállald a kockázatot. Ha nem tudod kezelni, bízz meg egy ügynökséget, és törekedj arra, hogy a lehető legegyértelműbb legyen a felállás.

Ritkán specializálódnak egy iparágra

Az iparági specializáció tekintetében a szabadúszók hasonlítanak a kisvállalkozásokhoz. Számukra túl kockázatos lenne egy iparágra specializálódni, ha a piacuk nem túl nagy (pl. Norvégia vagy Hollandia), mivel nehezen találnának új projekteket a számukra szokásos, szájhagyomány útján történő marketinggel, amellyel új megbízásokat szerezhetnek.

Hogyan kezelheted ezt?

Akkor alkalmazz szabadúszókat, ha a tevékenységed nem túl komplikált, és nincs szükség mélyreható ismeretekre az iparágban, kivéve, ha a szabadúszót nagyon hosszú időre akarod alkalmazni, és van ideje megtanulni az adott terület sajátosságait.

A jó szabadúszók nem érnek rá

A legjobb szabadúszók több hónapra előre le vannak foglalva, és gyakran nem érnek rá heti 40 órában a rendelkezésedre állni.

Hogyan kezelheted ezt?

Akkor alkalmazz szupersztár szabadúszókat, ha tudsz várni. Ez többnyire akkor fordul elő, ha egy új start-up céget szeretnél létrehozni, de nem sietsz. Ha megtalálsz egy jó szakembert, jobb várni, mint egy középszerűvel kezdeni valamit, ha fennáll a veszélye, hogy fél év múlva mindent ki kell dobnod.

Nehéz megfelelőt találni

Van néhány igazán jó szakértő elfogadható áron, de gyakran nem értenek annyira a marketinghez. Nem rendelkeznek lenyűgöző Bechance portfólióval, kiemelkedő LinkedIn oldallal stb. Ha tehát csak úgy felugrasz a LinkedIn-re, és beírod, hogy „Senior UX Strategist Amsterdam”, ne számíts arra, hogy egy rakás jó találatot találsz a munkára nyitott jelvényes arcokkal.

Hogyan kezelheted ezt?

Az igazán profik megtalálásának legjobb módja, ha olyan üzleti barátaidnál kérdezősködsz, akik hatalmas UX-hálózattal rendelkeznek. Így megtudhatod, hogy valaki jó-e és hogy a LinkedIn-en szereplő „Termékinnovációs nindzsa” címke valódi-e.

A különleges igények érkezni fognak

Mindenki részéről felmerülhetnek különleges kérések, a tapasztalt szabadúszók azonban úgy érzik, abban a helyzetben vannak, bármikor kérhetnek tőled ilyen dolgokat. Nem tudnak részt venni a workshopjaidon az utolsó pillanatban történő módosításokkal; inkább este vagy hétvégén szeretnének dolgozni; délután fél négykor kell menniük a gyerekükért, amikor azt a fontos irányítóbizottsági ülést szeretted volna kitűzni. Arról nem is beszélve, hogy semmiképpen sem akarják a Te elavult vállalati infrastruktúrádat használni.

Hogyan kezelheted ezt?

Már a kezdetektől fogva ismerd meg a korlátozásaikat és elvárásaikat. Beszélj nyíltan erről a témáról. Ha nem tudsz velük együtt élni, engedd el őket. Ha racionális kérések, fizess a plusz fáradságokért, vagy legalábbis tégy úgy, mintha hálás lennél.

Zárszó

Amint láthatod, egy tapasztalt szabadúszó alkalmazása jelentős előnyökkel jár. Ugyanakkor, ha nagyobb téttel bíró projektekkel van dolgod, túl kockázatos lehet megbízni egy független szakértőben vagy szakértői csoportban, amelyet Te irányítasz. Ilyen esetekben valószínűleg érdemesebb saját csapatot építened, vagy egy tapasztalt ügynökséget alkalmaznod.